A importância do mapeamento de processos
Você já ouviu falar em Mapeamento de Processo? Bem, primeiramente, cabe mencionar brevemente, antes de abordar o tema em questão, o conceito de processo. Processo pode ser definido como uma série de atos concatenados, de atividades, onde se tem entrada de recursos, os quais são utilizados e transformados em saídas, ou seja, tem-se um processo sempre onde houver a transformação de entrada em saída. O mapeamento de processos de negócios tem por finalidade identificar as entradas e respectivas saídas de cada micro-processo, os quais são formados por uma série de atos concatenados, e que formam os macro-processos. De forma mais abrangente, o mapeamento de processos visa definir a forma pela qual as entradas, os insumos, são transformadas em saídas, ou seja, em produtos e serviços, incluindo inclusive a etapa de expedição e entrega ao cliente. Através do mapeamento dos processos, é possível identificar os principais gargalos nos processos organizacionais, sejam os de apoio ou de negócio, de forma a solucioná-los pelos meios mais seguros e eficientes, prezando sempre pela qualidade final do produto e ou serviço prestado pela organização. Do mapeamento dos processos obtem-se o mapa de interação de processos, o qual delimita o fluxo dos processos organizacionais e a inter-relação entre os demais processos, e também podemos desenvolver os fluxogramas de cada processo isoladamente ou não. Mas, qual é a vantagem de realizar o mapeamento de processos? Inúmeras! Dentre elas, a identificação dos gargalhos operacionais, como já mencionado anteriormente; delimitar os responsáveis por cada etapa, atividade, processo; estimar os recursos necessários: mão de obra, insumos, etc.; estimar o tempo de produção. Tudo isso são fatores que influenciam na produção e que são de altíssima relevância lá no início, na formação de preço. Do mapeamento de processos, é possível ainda: definir padrões de procedimentos de gestão e operacionais a serem seguidos pela organização; estabelecer checklists; definir e ou revisar descrições de funções, responsabilidades e autoridades; definir quais atividades necessitam de registros, criando-se assim os formulários padrões necessários; eliminar ações desnecessárias e repetitivas, e incluir ações efetivamente úteis e necessárias, otimizando assim o tempo disposto; identificar a necessidade de reciclagem de pessoal, de treinamentos; definir e ou revisar objetivos e metas organizacionais, etc. A norma NBR ISO 9001:2008 incentiva a abordagem de processo, a aplicação de um sistema de processos, pois através dos mapeamentos é possível identificar e gerenciar diversas atividades interligadas, analisar criticamente o desempenho dos processos, identificar gargalhos, e aperfeiçoar os processos, implantar melhorias, para que assim, a organização possa alcançar a qualidade esperada de seus produtos e ou serviços. E, é evidente que uma vez assegurado que os processos são eficazes e eficientes, desde as entradas, certamente as saídas, os produtos e serviços, consequentemente serão de qualidade. A abordagem de processos possibilita: um controle contínuo sobre a ligação entre cada processo dentro do sistema de processos, e suas interações; foca no atendimento dos requisitos dos clientes; considera os processos em termo de valor agregado; foca a melhoria contínua, nos objetivos e metas, no estabelecimento de indicadores de desempenho, e na obtenção de bons resultados e eficácia dos processos. A utilização de métodos e ferramentas da qualidade é de grande valia para a gestão dos processos, o PDCA – “Plan-Do-Check-Act” (planejar- fazer-checar-agir), método muito utilizado e conhecido, deve ser a base desse sistema de processos. Desta forma, é evidente que o mapeamento de processos, quando bem realizado, oferece inúmeras vantagens para as empresas, um excelente método, que deve ser sempre utilizado. Os processos precisam ser constantemente monitorados e medidos, por meio de métodos e meios adequados; é importante ainda, definir indicadores de desempenho para cada processo, e para todos os processos da organização, de forma a fazer com que todos se vejam como responsáveis pelo sucesso do negócio, incentivando o trabalho em equipe. Se os resultados planejados não forem alcançados, é preciso que ações imediatas e corretivas sejam realizadas, visando sanar os desvios e evitar que sejam reincidentes. Cabe a organização analisar a relevância do monitoramento e medição para cada processo, e o impacto que terá caso não seja alcançado os resultados esperados e possíveis ações caso isso ocorra. [epico_capture_sc id=”21731″] É comum surgirem dúvidas na hora de realizar os mapeamentos de processos, dada a realidade que as empresas ainda não estão preparadas, pois não conhecem bem e ou nunca desenvolveram algo acerca disso. Assim, recomenda-se que as organizações que tiverem dificuldades na realização de seus mapeamentos busquem ajuda de profissionais especializados nesse assunto, os quais certamente irão analisar cada caso e tomar as ações mais adequadas para um mapeamento eficaz e eficiente. Cabe mencionar, que o mapeamento de processos é uma técnica que pode ser utilizada em diversas áreas, em qualquer organização, independente do seu tipo de negócio, seja uma padaria, uma transportadora, ou um escritório de advocacia, porém é muito importante em atividades mais complexas, pois colabora muito no quesito organização, normatização dos processos, o ambiente empresarial fica visivelmente mais organizado e harmonizado. As áreas de saúde, de prestação de serviços na área de manutenção naval, metal mecânica, transportes, dentre outras, já se utilizam muito dessa técnica, voltada especificamente para a certificação na NBR ISO 9001. Outras áreas precisam direcionar seus olhares para o mapeamento de processos e desfrutar das vantagens oferecidas pelo mesmo, como por exemplo, a área de Comércio Exterior. As atividades das empresas de Comércio Exterior são mais complexas e demandam, além do conhecimento técnico, muita atenção e agilidade, onde possíveis falhas podem gerar grandes transtornos e prejuízos, e por isso, a utilização da técnica de mapeamento de processos e a delimitação de um sistema de gestão seriam de grande valia para esse ramo de negócio. Enfim, em uma nova oportunidade trataremos mais sobre esse tema especificamente voltado para o Comércio Exterior.
Alíquota única do ICMS sobre os importados pode gerar gargalo logístico no Porto de Santos
A Resolução nº 72/10, aprovada pelo Senado Federal no dia 24 de abril de 2012, que determina já no início de 2013 uma única alíquota do Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS) sobre os importados, de 4%, deverá ocasionar o retorno de muitos importadores, que se beneficiavam dos incentivos fiscais oferecidos em outros Estados, para o Porto de Santos. Com localização estratégica, que possibilita a movimentação de cargas a diversos pontos do País, o Porto de Santos deverá receber grande parte dessa demanda. Contudo, o possível aumento de suas atividades poderá comprometer sua estrutura e gerar um gargalo logístico, pois, mesmo com altos investimentos em armazéns privados, esses recintos operam hoje no limite de sua capacidade. Por outro lado, o processo de realocação das importações no País poderá ocasionar problemas econômicos aos portos anteriormente beneficiados pelos incentivos fiscais, como é o caso dos portos do Espírito Santo e de Santa Catarina, cuja crescente participação no comércio internacional foi possível graças aos investimentos e ao aumento do número de empresas que utilizam esses terminais para realizar o desembaraço das mercadorias. Algumas alternativas podem ser introduzidas em curto prazo, para compensar as perdas de negócios nesses portos, como a implantação de Zonas de Processamento de Exportação (ZPEs), utilizando a infraestrutura já existente para atrair empresas que produzem bens e serviços destinados à exportação, além do estudo do aumento do percentual de venda ao mercado interno da mercadoria produzida nesses espaços e da redução de 80% para 50% do percentual mínimo dos bens destinados à exportação. A adoção do regime de Reporto e do Porto Industrial, assim como o estabelecimento de zonas francas,semelhantes à de Manaus e às do Uruguai, são outras medidas viáveis para a utilização dos recursos de que dispõem esses terminais, além das isenções tributárias previstas nessas operações. [epico_capture_sc id=”21731″] Permito-me ainda sugerir que as instalações do Porto de Vitória, no Espírito Santo, sejam utilizadas em prol de todos os entes envolvidos no comércio exterior brasileiro, como a instalação da sede do Ministério do Comércio Exterior na cidade, órgão que tem sido pleiteado há muito tempo, para simplificação das normas aduaneiras e desburocratização do setor. Ressalto, ainda, que os mais de dois mil despachantes aduaneiros que atuam no Estado de São Paulo têm condições de atender à demanda das empresas que retornem suas operações de importação para o Estado paulista, contando sempre com o apoio do Sindasp nos ajustes que se fizerem necessários durante esse processo. No entanto, os investimentos e modernizações das instalações e procedimentos no Porto de Santos também são fatores determinantes para garantir a agilidade no desembaraço aduaneiro e o pleno atendimento a essa nova demanda que deverá surgir. WebRep currentVote noRating noWeight