Documentos de Importação: Como não Errar
Nas diversas etapas do comércio exterior são exigidos documentos específicos que requer atenção concentrada do analista de importação. Portanto, é imprescindível conhecer cada um dos documentos envolvidos, suas particularidades e exigências, em suas respectivas fases (comercial, operacional, aduaneira e contábil), a fim de evitar atrasos ou penalidades, e impedir que a operação seja realizada com sucesso. Neste artigo abordaremos os 8 passos importantes para você se tornar um expert em documentos de importação, que trará benefícios para todos os intervenientes. Para o exportador, haverá agilidade no embarque e no recebimento do câmbio, e para o importador, a liberação alfandegária será ágil e o cronograma previsto será cumprido. Passo 01: praticar a análise prévia dos documentos Nas operações com produtos importados, os documentos desempenham uma importante função de negociação. São eles que descrevem o que está sendo vendido, transportados ou atestam a qualidade do produto feita através de um laboratório ou de uma instituição credenciada de renome internacional. Os números não mentem: mais de 80% dos problemas de liberação alfandegária são decorrentes de erros críticos nos documentos, que a fiscalização identifica no curso do despacho aduaneiro. Com isso, é regra básica você conferir os documentos antes da carga embarcar. Mesmo que a operação de importação seja rotineira em sua empresa, você não pode ‘queimar’ etapas e achar que os documentos serão emitidos ‘como antes’. Não delegue esta obrigação ao exportador. É sua função zelar e cuidar para que nada aconteça fora do padrão exigido pela aduana brasileira, sob pena de ter o processo atrasado ou arcar com uma pesada multa. Informações incompletas, faltas de assinaturas, erros de digitação, são algumas das informações que atrasam o processo, e que poderiam ser evitados, se houvesse uma análise criteriosa e detalhista antes da mercadoria embarcar. E o Regulamento Aduaneiro não prevê concessões ou tolerância aos erros, por menor ou mais insignificante que for: aplica-se a multa, que começa com R$ 500,00. Passo 02: A gestão da fase comercial (ou de negociação) Me permita ser franco com você: em muitas empresas esta é uma fase de pouca importância operacional. Quem está no comando do setor comercial não costuma ter experiência operacional, ou se já trabalhou no campo de batalha (como gosto de chamar), acredita que este não é o momento de burocratizar a negociação. Muitos dos que estão negociando com o fornecedor acham que pedir algo fora do padrão é criar transtorno desnecessário. E é aí que mora o perigo: é preciso dar atenção aos poucos documentos exigidos nesta fase, que sequer chegam a ser obrigatório para o despacho aduaneiro, mas que irão evitar retrabalho ou confusão para o setor operacional. Vamos falar de cada um deles. Fatura proforma A fatura proforma é o documento a qual o exportador apresenta a sua oferta de venda. É um documento que não possui padronização de formulário, mas que na prática costuma ter um conjunto de informações básicas, que auxilia o comprador em sua tomada de decisão. Muitos entendem que este é o primeiro contrato entre as partes, apesar de não gerar obrigações de pagamento por parte do importador. Podemos conceituá-lo como uma tomada de preço internacional, onde o interessado (importador) busca detalhes daquilo que está disposto a comprar. A fatura proforma não é um documento exigido pelas autoridades aduaneiras em nenhuma das suas fases. Apesar de servir de base para a viabilidade financeira da operação, já que o importador partirá das informações nela contidas para compor o custo da operação, ela poderia ser descartada e considerada um documento sem importância. Mas este é o primeiro dos grandes erros que se pode cometer: como ela é a tomada de preço do comprador para com o importador, é necessário ter este documento como prova daquilo que foi negociado. Mesmo não sendo exigido pela Aduana do Brasil, o manual de boas práticas sugere ter a fatura proforma nos arquivos do importador. Inclusive, para àquelas operações em que há licença de importação ou abertura de carta de crédito, a fatura proforma é a base para os lançamentos necessários nestes documentos. Dados relevantes na fatura proforma A fatura proforma é emitida pelo exportador, e não há obrigatoriedade de assinatura. Não é exigido a sua apresentação em via original, sendo transacionando entre as partes por e-mails, nos padrões e formatos mais utilizados (word, excel, pdf). Normalmente é emitida em inglês ou no idioma do exportador. A data de sua emissão não segue a nenhum cronograma rígido de data, mas é o começo da operação, ou seja, emitido antes de qualquer formalização comercial. Não há um formato pré-definido, mas contém um conjunto de informações que dará suporte ao importador na sua tomada de decisão. Por não ser obrigatório perante as autoridades, não costuma ser impresso em várias vias e com o indicativo de ´original´ ou ´cópia não-negociável´. Informações que uma fatura proforma deve conter Apesar de não ser um documento que contenha padrão internacional, e que cada exportador pode criar e usar modelos próprios, é comum que este documento contenha um conjunto de informações que irão ajudar o importador na sua tomada de decisão. Veremos a seguir quais informações são estas: Nome e endereço completo do exportador Nome e endereço completo do importador Data de emissão e número de controle Modalidade de transporte oferecida Porto/Aeroporto de embarque Porto/Aeroporto de destino Quantidade, Preço Unitário, Preço Total e Moeda negociada Peso Líquido e Peso Bruto Unitário de cada Item Peso Líquido e Peso Bruto Total Quantidade de volumes Cubagem total da carga (estimada) Incoterms País de Origem, Aquisição e Procedência. Forma de pagamento Dados bancários do exportador Prazo para Início da Produção Previsão da mercadoria estar pronta para embarque, considerando a condição de pagamento. Data de Validade da oferta. A falta de qualquer uma destas informações pode atrapalhar a análise detalhada do importador, ou ainda, atrasar o processo legal junto ao seu país, como a emissão de uma licença de importação, o envio do pagamento, ou ainda e emissão da carta de crédito. A instrução de embarque na importação Este não é um documento aduaneiro,