A importância do mapeamento de processos

Você já ouviu falar em Mapeamento de Processo? Bem, primeiramente, cabe mencionar brevemente, antes de abordar o tema em questão, o conceito de processo. Processo pode ser definido como uma série de atos concatenados, de atividades, onde se tem entrada de recursos, os quais são utilizados e transformados em saídas, ou seja, tem-se um processo sempre onde houver a transformação de entrada em saída.

O mapeamento de processos de negócios tem por finalidade identificar as entradas e respectivas saídas de cada micro-processo, os quais são formados por uma série de atos concatenados, e que formam os macro-processos. De forma mais abrangente, o mapeamento de processos visa definir a forma pela qual as entradas, os insumos, são transformadas em saídas, ou seja, em produtos e serviços, incluindo inclusive a etapa de expedição e entrega ao cliente.

Através do mapeamento dos processos, é possível identificar os principais gargalos nos processos organizacionais, sejam os de apoio ou de negócio, de forma a solucioná-los pelos meios mais seguros e eficientes, prezando sempre pela qualidade final do produto e ou serviço prestado pela organização.

Do mapeamento dos processos obtem-se o mapa de interação de processos, o qual delimita o fluxo dos processos organizacionais e a inter-relação entre os demais processos, e também podemos desenvolver os fluxogramas de cada processo isoladamente ou não.

Mas, qual é a vantagem de realizar o mapeamento de processos? Inúmeras! Dentre elas, a identificação dos gargalhos operacionais, como já mencionado anteriormente; delimitar os responsáveis por cada etapa, atividade, processo; estimar os recursos necessários: mão de obra, insumos, etc.; estimar o tempo de produção. Tudo isso são fatores que influenciam na produção e que são de altíssima relevância lá no início, na formação de preço.

Do mapeamento de processos, é possível ainda: definir padrões de procedimentos de gestão e operacionais a serem seguidos pela organização; estabelecer checklists; definir e ou revisar descrições de funções, responsabilidades e autoridades; definir quais atividades necessitam de registros, criando-se assim os formulários padrões necessários; eliminar ações desnecessárias e repetitivas, e incluir ações efetivamente úteis e necessárias, otimizando assim o tempo disposto; identificar a necessidade de reciclagem de pessoal, de treinamentos; definir e ou revisar objetivos e metas organizacionais, etc.

A norma NBR ISO 9001:2008 incentiva a abordagem de processo, a aplicação de um sistema de processos, pois através dos mapeamentos é possível identificar e gerenciar diversas atividades interligadas, analisar criticamente o desempenho dos processos, identificar gargalhos, e aperfeiçoar os processos, implantar melhorias, para que assim, a organização possa alcançar a qualidade esperada de seus produtos e ou serviços. E, é evidente que uma vez assegurado que os processos são eficazes e eficientes, desde as entradas, certamente as saídas, os produtos e serviços, consequentemente serão de qualidade.

A abordagem de processos possibilita: um controle contínuo sobre a ligação entre cada processo dentro do sistema de processos, e suas interações; foca no atendimento dos requisitos dos clientes; considera os processos em termo de valor agregado; foca a melhoria contínua, nos objetivos e metas, no estabelecimento de indicadores de desempenho, e na obtenção de bons resultados e eficácia dos processos.

A utilização de métodos e ferramentas da qualidade é de grande valia para a gestão dos processos, o PDCA – “Plan-Do-Check-Act” (planejar- fazer-checar-agir), método muito utilizado e conhecido, deve ser a base desse sistema de processos.

Desta forma, é evidente que o mapeamento de processos, quando bem realizado, oferece inúmeras vantagens para as empresas, um excelente método, que deve ser sempre utilizado. Os processos precisam ser constantemente monitorados e medidos, por meio de métodos e meios adequados; é importante ainda, definir indicadores de desempenho para cada processo, e para todos os processos da organização, de forma a fazer com que todos se vejam como responsáveis pelo sucesso do negócio, incentivando o trabalho em equipe.

Se os resultados planejados não forem alcançados, é preciso que ações imediatas e corretivas sejam realizadas, visando sanar os desvios e evitar que sejam reincidentes. Cabe a organização analisar a relevância do monitoramento e medição para cada processo, e o impacto que terá caso não seja alcançado os resultados esperados e possíveis ações caso isso ocorra.

É comum surgirem dúvidas na hora de realizar os mapeamentos de processos, dada a realidade que as empresas ainda não estão preparadas, pois não conhecem bem e ou nunca desenvolveram algo acerca disso. Assim, recomenda-se que as organizações que tiverem dificuldades na realização de seus mapeamentos busquem ajuda de profissionais especializados nesse assunto, os quais certamente irão analisar cada caso e tomar as ações mais adequadas para um mapeamento eficaz e eficiente.

Cabe mencionar, que o mapeamento de processos é uma técnica que pode ser utilizada em diversas áreas, em qualquer organização, independente do seu tipo de negócio, seja uma padaria, uma transportadora, ou um escritório de advocacia, porém é muito importante em atividades mais complexas, pois colabora muito no quesito organização, normatização dos processos, o ambiente empresarial fica visivelmente mais organizado e harmonizado.

As áreas de saúde, de prestação de serviços na área de manutenção naval, metal mecânica, transportes, dentre outras, já se utilizam muito dessa técnica, voltada especificamente para a certificação na NBR ISO 9001. Outras áreas precisam direcionar seus olhares para o mapeamento de processos e desfrutar das vantagens oferecidas pelo mesmo, como por exemplo, a área de Comércio Exterior.

As atividades das empresas de Comércio Exterior são mais complexas e demandam, além do conhecimento técnico, muita atenção e agilidade, onde possíveis falhas podem gerar grandes transtornos e prejuízos, e por isso, a utilização da técnica de mapeamento de processos e a delimitação de um sistema de gestão seriam de grande valia para esse ramo de negócio.

Enfim, em uma nova oportunidade trataremos mais sobre esse tema especificamente voltado para o Comércio Exterior.