Quando o pedido de exportação cai do céu

Eu costumo receber alguns e-mails falando do seguinte: Carlos, chegou o meu primeiro pedido de exportação, e agora, o que eu faço?

Se isto acontecer, agradeça (rsrsrs).  Você não estava preparado para exportar, mas agora o pedido está em suas mãos e vai ser preciso embarcar.

Neste vídeo eu falo sobre cada um destes passos, e como não deixar o primeiro pedido já morrer na praia. Aperte o play e aprenda em poucos passos como já ter sucesso no seu primeiro pedido. Dê o play:

P.S: abaixo o artigo que me inspirou a gravar este vídeo. Aproveite:

Sua primeira venda ao exterior, o que fazer?

Por estar no campo de batalha, eu asseguro que receber um e-mail ou telefone de um comprador, do nada, dizendo que vai querer comprar o seu produto não é algo comum.  Diria que é quase impossível. Mas se isto acontecer, o que fazer?

A primeira coisa a ser feita é habilitar a sua empresa no Radar.  Hoje, com o Portal Habilita, isto acontece em menos de três dias, e com poucos cliques sua empresa estará habilitada.

Se for necessário, contrate um despachante aduaneiro para proceder com esta habilitação e você já vai poder partir para a próxima etapa.

Depois de habilitado no Radar, você precisa cuidar de ter uma proposta formal, enviada ao cliente, que chamamos de Fatura Proforma. Vou explicar melhor.

A Fatura Proforma é um documento em que o exportador faz uma oferta ao importador daquilo que ele precisa. Este documento informa a quantidade, o preço, a forma de pagamento, as condições de embarque, Incoterms, e alguns outros pontos mais.

Este é um documento que costuma ser enviado antes de qualquer coisa, e com isso se inicia a negociação.

Se esta etapa foi pulada, eu entendo que ainda assim é preciso ‘formalizar’ a transação, para evitar discussões futuras daquilo que vai ser oferecido e as responsabilidades de cada um.

É provável, então, que o importador venha a aceitar, concordando por escrito com o que está proposto, e então passemos para a próxima etapa.

O terceiro passo a ser seguido neste pedido é verificar a forma de pagamento.

Na fatura proforma você indicou como gostaria de receber, e este é um passo importante na sua operação.

Você desconhece este comprador, e mesmo que ele tenha alguma reputação no mercado internacional, é normal que as primeiras operações sejam por pagamento antecipado.

Você precisa conhecer as modalidades de pagamento existentes e os riscos envolvidos em cada um deles.  Enviar a carga para receber depois pode colocar a saúde financeira da sua empresa, e os rumos estratégicos da sua internacionalização em risco.

Nem sempre o importador irá aceitar efetuar o pagamento antecipado na operação. Se isto acontecer, e você decidir que não irá prosseguir com a operação, não pense que isto é uma perda, mas uma análise fria dos riscos envolvidos e que o seu caixa não foi colocado em risco.

As questões logísticas

Após a habilitação da empresa, com o aceite do importador na fatura proforma e com a modalidade de pagamento já ajustada, então é hora de botar a mão na massa e começar a pensar no embarque.

Embarcar vai depender do Incoterms negociado.  É lá que vai estar escrito de quem é a obrigação da contratação do frete.

Se esta exportação for marítima e FOB, então é o importador será o responsável pela contratação do agente de carga para obter uma reserva de embarque.

Você irá receber esta reserva e vai precisar de um despachante aduaneiro.  Contrate um experiente, que possa te ajudar aqui por diante.

O despachante vai te orientar a emitir os documentos necessários, que não são poucos.

Fatura comercial, packing list e nota fiscal de exportação, são os primeiros.  Em seguida, vai ser preciso emitir os documentos aduaneiros no Siscomex e draft junto à Cia de Transporte. Esta é a fase pré-embarque na exportação.

Vai ser preciso também cuidar da estufagem da carga, do envio da carga para o porto e obter a programação de entrada.  Esta fase pode ser controlada por você ou juntamente com o seu despachante aduaneiro.

A Fase Aduaneira

Depois da carga já estufada, dos prazos documentais cumpridos, agora é hora de liberar a mercadoria na Receita Federal.

Neste momento, a pessoa responsável vai ser o despachante aduaneiro.  Ele vai conferir a entrada da mercadoria no porto, conferir o peso identificado com o ticket de pesagem e proceder com a liberação.

O sistema aduaneiro brasileiro passa por uma análise de risco das exportações, e nem todos os produtos são vistoriados.

Algumas mercadorias são direcionadas para canais de conferência (documental e/ou físico) e há outros casos em que a liberação é imediata.

A escolha de um caso ou de outro vai depender da análise de risco procedida pelos sistemas da Receita Federal, e o exportação não tem como direcionar.

Passando por esta etapa, e havendo a liberação alfandegária, então é aguardar a chegada do navio e o embarque.

O embarque da mercadoria e a emissão dos documentos

Estamos na Fase Pós-Embarque. Com a carga embarcada, agora é a hora de você cuidar da emissão dos documentos.

Vai ser preciso emitir a fatura comercial, o packing list, O conhecimento de Embarque, Certificado de Origem (se necessário) e enviar ao seu importador.

A forma como vai ser enviado esta documentação vai depender da forma de pagamento combinada lá no começo da operação.

Se foi optado pelo pagamento antecipado, então agora é juntar o que foi emitido e enviar ao importador da forma mais rápida possível.

Você precisa ser ágil, pois não temos muito tempo para enviar os documentos.

Estes documentos, no marítimo, são impressos e enviados pelos Correios (ou Courrier) na maioria dos casos, e sem eles o seu comprador não irá retirar a carga. Qualquer vacilo, pode colocar em cheque tudo aquilo que você fez de bom.

Resumindo:

• O pedido caiu do céu e você corre para habilitar a sua empresa;
• Em seguida, cuide de formalização a transação, para segurança de ambos, enviando uma fatura proforma e exigindo o aceite do comprador;
• Acerta as questões de pagamentos e como você irá receber. Fique atento aos riscos envolvidos em cada modalidade;
• Cuida das questões logísticas, embarca a mercadoria e envia os documentos.

Parece fácil?  Não, não é.  Mas com estas dicas você vai conseguir embarcar a sua mercadoria.

Agora é fazer follow-up com o importador. Certifique-se de que ele recebeu a documentação do embarque e acompanhe a chegada da mercadoria. Isto vai mostrar que você também está preocupado com as questões pós-venda.

Espero ter te ajudado. Se ficou alguma dúvida, nos escreva.