Um guia definitivo para você participar de feiras internacionais (2)

Em nosso 1° artigo sobre feiras, tratamos dos preparativos para a participação em uma feira como expositores. Para que possamos otimizar nossa preparação, devemos ter uma boa informação sobre que tipo de público visita as feiras, de maneira a preparar o pessoal responsável do estande  a usar a linguagem e atitude mais adequada ao visitante. Nos  check-lists a seguir, podemos tem uma boa panorâmica sobre os diferentes visitantes Check-list no 51: TIPO DE PÚBLICO PRESENTE EM FEIRAS Executivos de compras que visitam a feira para selecionar novos fornecedores ou verificar se seu habitual fornecedor está presente. Distribuidores ou agentes procurando novas representações. Consórcios de compras (grupos que compram para várias empresas). Agentes de compras que, seguindo orientações da empresa matriz, estão procurando novos fornecedores. Engenheiros e técnicos, para identificar novos materiais ou produtos para empregar em futuros projetos. Funcionários de entidades governamentais, para conhecer possíveis novos fornecedores para futuras licitações de compras. Empresas tradings (import-export), para identificar novas possibilidades de intercâmbio. Associações de categorias, para poder transmitir as novidades a seus associados. Imprensa especializada, em busca de notícias que possam interessar a seus leitores. Investidores. Professores, técnicos, estudantes, para encontrar na prática o que estão estudando na teoria. Concorrentes (às vezes armados de micro câmeras ou celulares), para registrar o que está acontecendo. Curiosos − estes, cada vez menos, porque as feiras são voltadas para um público especializado. Afinal, estamos preparados para receber todo esse público? Quem está no estande foi treinado para lidar com ele? Uma vez então que estamos preparados, está na hora  certificar o que fazer durante a feira Check-list no 56: AÇÕES QUE DEVEM SER DESENVOLVIDAS DURANTE A FEIRA Não seja agressivo com o visitante. A melhor tática é deixá-lo curioso. Procure identificar logo quem é o visitante, para que você possa empregar a linguagem e os argumentos mais adequados. Não use de imediato uma linguagem excessivamente técnica. No caso de feiras no exterior, contrate um intérprete profissional para as negociações com os clientes. Fique de olho nos colecionadores de catálogos: seja moderado na distribuição. Certifique-se de que o pessoal no estande seja profissional e saiba fornecer as informações necessárias sobre a empresa e o produto. Lembre-se de que a presença de diretores, gerentes e funcionários do alto escalão da empresa é muito importante. Controle diariamente o estoque de material publicitário, para evitar surpresas. Mostre o interior de sua empresa com uma câmera, “ao vivo”. Publique em seu site os fatos mais relevantes que acontecem durante a feira. Verifique se você pode comprar a lista dos participantes dos seminários eventualmente realizados durante a feira. Isso pode ser muito útil, pois se trata de um mailing atualizado, que contém apenas pessoas interessadas no assunto. Instale um terminal de computador conectado à Internet, para que os participantes possam entrar no site da empresa, caso tenham curiosidade. Organize eventos para motivar a imprensa especializada a visitar seu estande (demonstrações de produtos, por exemplo). Verifique se é possível oferecer um serviço, como notícias técnicas sobre o setor, pesquisas, consultorias, check-ups técnicos etc. Instale um display que contenha, na parte superior, a missão da empresa. Artigo extraído do livro “O Exportador, 6a edição” da Pearson Prentice São Paulo

Um guia definitivo para você participar de feiras internacionais

As feiras ainda representam um dos mais importantes − se não o mais importante − instrumento de promoção, de pesquisa de mercado e, em alguns casos, de comercialização. Por mais que a Internet tenha facilitado o acesso a muitas informações, alguns aspectos como a expressão corporal das pessoas que visitam o estande, as características físicas de determinado produto concorrente, a personalização da mensagem a ser transmitida de acordo com o interlocutor e até mesmo o feedback dado por um cliente não podem ser experimentados virtualmente. Trata-se, portanto, de uma comunicação multimídia e multinível. Existem vários tipos de feira, como as genéricas − a Fiera Campioniaria de Milão, por exemplo −, e as especializadas − como a Agrishow, em Ribeirão Preto (<www.agrishow.com.br>), ou a Feira do Móvel, em Colônia, na Alemanha (<www.imm-cologne.com>). Estima-se que existam, no mundo, 1.070 feiras, com área expositiva de no mínimo 5 mil metros quadrados. A Europa concentra 44% delas. A origem das feiras é bem antiga: um documento de 1230 fala de “privilégios feirísticos” concedidos à cidade de Frankfurt, na Alemanha. Não é mera coincidência que, há séculos, este é considerado o país das feiras: é lá que se realizam a Automechanika (autopeças), a Igedo (têxtil), a de Hannover (eletromecânica/eletrônica), a Anuga (alimentos), a Emo (máquinas e equipamentos), entre outras. Na Alemanha, há 45 entidades promotoras de feiras, que organizam, em média, 150 eventos internacionais por ano. A “feira das feiras” é a de Hannover (<www.hannovermesse.de>), Alemanha, normalmente realizada entre março e abril. Outro importante polo de feiras internacionais, que compete com as cidades alemãs, é Milão, na Itália, tanto pela superfície expositiva quanto pelo número de eventos. No Brasil também há um bom número de feiras internacionais, cuja programação pode ser encontrada no site da Apex ou no da União Brasileira de Feiras (Ubrafe, <www.ubrafe.org.br>). A participação em feiras faz parte do plano promocional da empresa (juntamente com a elaboração do catálogo, do website, da viagem de negócios dos executivos , etc e  representa cerca de 40% a 50% do orçamento destinado a comunicação e promoção. Às vezes, a empresa participa como expositora em uma feira antes mesmo de ter identificado as características do evento, como os tipos de produto que serão apresentados, o mercado e o segmento a que se destinam, assim como o perfil dos visitantes esperados. Resultado: pode acabar na feira errada porque não tem o produto correto ou a capacidade produtiva, ou simplesmente porque não há demanda para seu produto. Para quem está iniciando um plano de internacionalização, a forma mais rápida, concreta e de baixo custo de fazer um “levantamento da situação” é visitar a mais importante feira internacional do próprio setor para medir em que condições está a competitividade da própria empresa, comparando-a com as concorrentes. Podem-se confrontar, entre outras coisas, a tecnologia, as técnicas de comunicação, o design, os preços e as formas de pagamento. E’ possível também  identificar eventuais novos fornecedores e/ou  possíveis alianças com fabricantes de produtos complementares (cross-selling). As feiras servem para nos orientar no mercado mundial no que diz respeito ao setor em que atuamos e, principalmente, nos ajudar a organizar as ideias sobre o que deve ser feito. Retornando ao nosso país depois de uma feira, teremos ótimas ideias para o plano de internacionalização ou chegaremos à conclusão de que ainda nos falta muito para pensar em exportação. Em outras palavras, as feiras servem como fonte de informações para nos decidirmos sobre o que, para onde, como e para quem exportar. Existe uma “ciência da feira”, e é necessário seguir alguns passos para reduzir os custos e otimizar a participação. Com base em minha experiência como expositor e visitante − especialmente na Feira de Hannover e em muitas outras realizadas na América Latina −, elaborei uma série de check-lists que podem ser úteis na gestão desse importante instrumento de promoção. O primeiro deles trata respeito ao que fazer antes da feira O antes: a preparação Uma ótima preparação pode ser a diferença entre o fracasso e o sucesso de sua empresa na feira. Alguns profissionais pensam que basta alugar um bom estande, numa boa localização (o que não é fácil de conseguir, diga-se de passagem), expor produtos e catálogos nas mesas e colocar na frente do espaço duas ou três modelos de capa de revista, para “parar o trânsito”. É claro que não é apenas isso. A preparação é muito mais complexa do que apenas seguir os passos descritos acima. Para a empresa não ter nenhuma surpresa durante o evento, é importante que ela tome uma série de providências, o que envolve desde a realização de uma pesquisa de mercado até uma lista de preços atualizada; de uma amostra do produto mais atrativa a um vídeo para passar durante a exposição. Vejamos nos check-lists a seguir as principais ações a serem realizadas. Check-list  − AÇÕES A SEREM TOMADAS ANTES DA PARTICIPAÇÃO EM UMA FEIRA Os objetivos da participação foram definidos claramente? Solicite informações sobre a feira à entidade organizadora. Certifique-se de que a feira seja adequada a seus objetivos. Procure encarregar um coordenador interno para o “projeto feira”. Busque uma pesquisa de mercado sobre o setor no país (ou área geográfica) onde se desenvolve a feira. Defina que colaboradores de sua empresa estarão presentes na feira. Controle as normas de participação na feira. Elabore o projeto do estande, ou o entregue a empresas especializadas, e solicite a aprovação por parte da entidade organizadora. Selecione os produtos e as respectivas amostras que você apresentará na feira e disponha de um cronograma de preparação. Prepare uma lista de preços com as alternativas dos incoterms FOB e CIF. Procure conhecer a estrutura de custos de importação de seu produto no mercado-alvo da feira e assegure-se da documentação necessária. Cuidado com regulamento da feira: certifique-se de que não terá problemas na hora de montar o estande. Programe o material de suporte, como documentação técnica, displays, pôsteres etc. Envie uma comunicação aos clientes potenciais interessados em visitar seu estande. Verifique a possibilidade de ser palestrante em eventuais