Documentos de Importação: Como não Errar

Nas diversas etapas do comércio exterior são exigidos documentos específicos que requer atenção concentrada do analista de importação.

Portanto, é imprescindível conhecer cada um dos documentos envolvidos, suas particularidades e exigências, em suas respectivas fases (comercial, operacional, aduaneira e contábil), a fim de evitar atrasos ou penalidades, e impedir que a operação seja realizada com sucesso.

Neste artigo abordaremos os 8 passos importantes para você se tornar um expert em documentos de importação, que trará benefícios para todos os intervenientes.

Para o exportador, haverá agilidade no embarque e no recebimento do câmbio, e para o importador, a liberação alfandegária será ágil e o cronograma previsto será cumprido.

Passo 01: praticar a análise prévia dos documentos

Nas operações com produtos importados, os documentos desempenham uma importante função de negociação.

São eles que descrevem o que está sendo vendido, transportados ou atestam a qualidade do produto feita através de um laboratório ou de uma instituição credenciada de renome internacional.

Os números não mentem: mais de 80% dos problemas de liberação alfandegária são decorrentes de erros críticos nos documentos, que a fiscalização identifica no curso do despacho aduaneiro.

Com isso, é regra básica você conferir os documentos antes da carga embarcar.

Mesmo que a operação de importação seja rotineira em sua empresa, você não pode ‘queimar’ etapas e achar que os documentos serão emitidos ‘como antes’.

Não delegue esta obrigação ao exportador. É sua função zelar e cuidar para que nada aconteça fora do padrão exigido pela aduana brasileira, sob pena de ter o processo atrasado ou arcar com uma pesada multa.

Informações incompletas, faltas de assinaturas, erros de digitação, são algumas das informações que atrasam o processo, e que poderiam ser evitados, se houvesse uma análise criteriosa e detalhista antes da mercadoria embarcar.

E o Regulamento Aduaneiro não prevê concessões ou tolerância aos erros, por menor ou mais insignificante que for: aplica-se a multa, que começa com R$ 500,00.

Passo 02: A gestão da fase comercial (ou de negociação)

Me permita ser franco com você: em muitas empresas esta é uma fase de pouca importância operacional.

Quem está no comando do setor comercial não costuma ter experiência operacional, ou se já trabalhou no campo de batalha (como gosto de chamar), acredita que este não é o momento de burocratizar a negociação. Muitos dos que estão negociando com o fornecedor acham que pedir algo fora do padrão é criar transtorno desnecessário.

E é aí que mora o perigo: é preciso dar atenção aos poucos documentos exigidos nesta fase, que sequer chegam a ser obrigatório para o despacho aduaneiro, mas que irão evitar retrabalho ou confusão para o setor operacional.

Vamos falar de cada um deles.

Fatura proforma

A fatura proforma é o documento a qual o exportador apresenta a sua oferta de venda.

É um documento que não possui padronização de formulário, mas que na prática costuma ter um conjunto de informações básicas, que auxilia o comprador em sua tomada de decisão.

Muitos entendem que este é o primeiro contrato entre as partes, apesar de não gerar obrigações de pagamento por parte do importador.

Podemos conceituá-lo como uma tomada de preço internacional, onde o interessado (importador) busca detalhes daquilo que está disposto a comprar.

A fatura proforma não é um documento exigido pelas autoridades aduaneiras em nenhuma das suas fases.

Apesar de servir de base para a viabilidade financeira da operação, já que o importador partirá das informações nela contidas para compor o custo da operação, ela poderia ser descartada e considerada um documento sem importância.

Mas este é o primeiro dos grandes erros que se pode cometer: como ela é a tomada de preço do comprador para com o importador, é necessário ter este documento como prova daquilo que foi negociado. Mesmo não sendo exigido pela Aduana do Brasil, o manual de boas práticas sugere ter a fatura proforma nos arquivos do importador.

Inclusive, para àquelas operações em que há licença de importação ou abertura de carta de crédito, a fatura proforma é a base para os lançamentos necessários nestes documentos.

Dados relevantes na fatura proforma

A fatura proforma é emitida pelo exportador, e não há obrigatoriedade de assinatura.

Não é exigido a sua apresentação em via original, sendo transacionando entre as partes por e-mails, nos padrões e formatos mais utilizados (word, excel, pdf).

Normalmente é emitida em inglês ou no idioma do exportador.

A data de sua emissão não segue a nenhum cronograma rígido de data, mas é o começo da operação, ou seja, emitido antes de qualquer formalização comercial.

Não há um formato pré-definido, mas contém um conjunto de informações que dará suporte ao importador na sua tomada de decisão.

Por não ser obrigatório perante as autoridades, não costuma ser impresso em várias vias e com o indicativo de ´original´ ou ´cópia não-negociável´.

Informações que uma fatura proforma deve conter

Apesar de não ser um documento que contenha padrão internacional, e que cada exportador pode criar e usar modelos próprios, é comum que este documento contenha um conjunto de informações que irão ajudar o importador na sua tomada de decisão.

Veremos a seguir quais informações são estas:

Nome e endereço completo do exportador
Nome e endereço completo do importador
Data de emissão e número de controle
Modalidade de transporte oferecida
Porto/Aeroporto de embarque
Porto/Aeroporto de destino
Quantidade, Preço Unitário, Preço Total e Moeda negociada
Peso Líquido e Peso Bruto Unitário de cada Item
Peso Líquido e Peso Bruto Total
Quantidade de volumes
Cubagem total da carga (estimada)
Incoterms
País de Origem, Aquisição e Procedência.
Forma de pagamento
Dados bancários do exportador
Prazo para Início da Produção
Previsão da mercadoria estar pronta para embarque, considerando a condição de pagamento.
Data de Validade da oferta.

A falta de qualquer uma destas informações pode atrapalhar a análise detalhada do importador, ou ainda, atrasar o processo legal junto ao seu país, como a emissão de uma licença de importação, o envio do pagamento, ou ainda e emissão da carta de crédito.

A instrução de embarque na importação

Este não é um documento aduaneiro, e muitas empresas ignoram. Mas ele é o mais importante roteiro se você quiser ter 100% de acerto em sua operação de importação.

O Brasil tem um controle rígido na importação, principalmente em questões documentais.

Aqui, como veremos mais adiante, somos obrigados a apresentar via original, assinada de próprio punho. Além disso, temos que colocar o número do CNPJ em um dos documentos, e a falta disto pode ensejar em uma multa de 5.000 reais.

Então como fazer o exportador emitir todos os documentos, dentro daquilo que eu necessito?

A resposta é ter uma excelente e detalhada instrução de embarque (IE).

A Instrução de Embarque (IE) é um documento que relaciona cada passo a ser seguido pelo exportador, principalmente na emissão dos documentos do comércio exterior. Este documento deve dizer, com clareza, cada documento que deve ser emitido e quais informações devem conter.

Se você pensar que uma exportação é um conjunto de passos a serem seguidos (interno, administrativo, tributário e logístico) dentro do seu país, certamente falará que o exportador já sabe o que deve ser feito.

Porém, é preciso ter em mente que do outro lado, no país do comprador (o seu), estas ações sofrerão influência das regras comerciais e aduaneiras internas, e é preciso estar em sintonia com tudo que será preciso, ou existirão problemas para liberar a carga.

Assim, a IE consiste na preparação correta dos documentos de embarque (faturas comerciais, romaneios, certificados de origem, certificados de inspeção, conhecimentos marítimos, aéreos, ferroviários e rodoviários) e o envio destes, dentro do prazo, para o destino correto.

E “emitir corretamente” significa também preencher de acordo com o que a legislação do Brasil determina. E é você quem deve dizer o que a legislação daqui determina.

Passo 03: A gestão da fase pré-embarque

Aqui você já começa a cuidar dos documentos de embarque. A logística já deve estar montada e os prazos serão curtos. A eficácia na gestão dos documentos de importação vai começar a ‘ganhar forma’ neste momento.

Você deve manter uma sintonia fina com o departamento operacional do exportador, no sentido de evitar atrasos no envio de cada documento necessário, ou então sua operação pode começar com o pé esquerdo.

Este é o momento mais importante da sua análise documental na importação.

Vamos conhecer os documentos desta fase.

Reserva de Praça (ou Booking)

Reserva de praça, ou ainda chamado de booking, é a reserva feita para embarcar um contêiner de mercadorias em um navio.

Quando se busca junto ao transportador uma reserva de praça, está demonstrado o interesse em embarcar uma mercadoria no navio disponível para aquele porto, naquela data.

A obrigação da reserva é de quem irá pagar o frete. Como a maioria das operações marítimas são pactuadas no Incoterms FOB, esta obrigação de buscar uma reserva é do importador (comprador).

Um fator crítico de sucesso na reserva de praça é o equacionamento entre a data em que a mercadoria estiver pronta e a data prevista de saída da embarcação.

A reserva deverá ser feita, com a maior antecedência possível, para garantir o embarque na data desejada, principalmente quando se tratar de transporte marítimo.

Esta reserva entre o interessado e o transportador (ou o seu agente) normalmente é feito por e-mail ou sistemas informatizados, disponibilizados pelas cias de transportes.

As seguintes informações para emissão do documento:

Porto de Embarque
Porto de Descarga
Descrição da carga
Peso e metragem cúbica da carga, se LCL, ou tipo e tamanho do contêiner, se carga FCL.
Navio/viagem prevista, conforme schedule informado anteriormente
Nome do Exportador
Nome do Importador
Condição de pagamento: se prepaid ou collect

Esta etapa, que considero documental, precisa acontecer em paralelo com o restante, como o envio do restante do pagamento e a confirmação por parte do exportador de que a carga já está pronta para embarcar (ou ele confirmando em que data isto estará pronta).

Aqui a gestão do processo é o mais importante. Qualquer atraso ou vacilo poderá comprometer o cronograma de entrega, que só será visto lá na frente.

O fechamento do câmbio

Uma forma bastante comum no pagamento das importações é: um sinal antes da produção, normalmente em 30%, e o restante quando a carga estiver pronta, normalmente 70%.

Há também os casos em que 100% do pagamento acontece de forma antecipada, antes da carga ser produzida, ou ainda há situações em que pagamento acontece depois do embarque.

Se na sua operação houver algum tipo de pagamento entre a produção e o embarque, você vai precisar providenciar o pagamento via instituição bancária, e o exportador vai te exigir o Swift, uma espécie de ‘recibo’ emitido pelo banco, confirmando de que o valor já foi remetido.

Ter o Swift para enviar ao exportador é uma exigência padrão no comércio exterior, e se você quiser se antecipar aos pedidos, solicite ao seu departamento financeiro o quanto antes.

A fatura comercial

Após a discussão dos termos contratuais da fatura proforma, e depois das condições pactuadas do pagamento, a operação é concretizada através do aceite (assinatura) de alguma proposta ou na própria fatura proforma, e o exportador irá emitir a fatura comercial (ou commercial invoice).

Este documento representa que a operação já foi consumada e que daqui por diante, o exportador deverá cuidar dos trâmites operacionais de envio da mercadoria para o país comprador.

Este documento é internacional e equivale à Nota Fiscal brasileira. É imprescindível para a liberação aduaneira em qualquer parte do mundo, e nela contém todas as informações pactuadas na negociação internacional.

No Brasil, o Regulamento Aduaneiro define critérios mínimos para emissão da fatura comercial, e quais as informações necessárias para sua apresentação na Aduana brasileira.

Informações importantes na fatura comercial

A fatura comercial é emitida pelo exportador, assim que a operação for concretizada. Podemos entender como ´concretização´ o pagamento, ou o recebimento da PO, ou a finalização da produção e a disponibilização da carga para embarque (no seu armazém, por exemplo).

No Brasil a assinatura da fatura comercial é obrigatória. A data de sua emissão vai seguir o critério dito acima, ou seja, quando a operação for concretizada.

Não há obrigatoriedade de que a fatura comercial seja assinada antes ou no mesmo dia do embarque (constante no conhecimento de embarque). A legislação aduaneira no Brasil não trata desta questão.

Porém, é recomendável que você receba uma cópia deste documento para avaliação antes da sua emissão final. Isto vai evitar transtorno e perda de tempo na reemissão documental, caso haja algum erro ou dado incorreto.

Tal como na proforma, também não há um formato pré-definido, e sim que existe um conjunto de informações que dará suporte ao importador na sua tomada de decisão.

Este é um documento exigido pelas autoridades aduaneiras do Brasil, mas o seu acompanhamento junto a mercadoria vai depender da modalidade de transporte contratada.

Se for aérea, então é necessário que estes estejam emitidos antes do embarque, para assim que for liberado para o transporte, todos os documentos sejam entregues à CIA Aérea e orientado que esta siga junto com a mercadoria.

Se a modalidade for marítima, então a fatura comercial seguirá por Courrier, já que o conhecimento de embarque é emitido apenas dois dias após a confirmação do embarque da carga.

É comum emitir a fatura comercial em 6 vias: três originais e três cópias.

Uma via original é aquela que contém o indicativo de ORIGINAL estampado na sua frente e assinado de próprio punho, dependendo de cada país (eu costumo assinar de próprio punho e com caneta azul).

Uma via cópia, não necessariamente precisa ser fotocópia, mas sim o mesmo documento emitido e estampando na sua frente a palavra COPY, e não precisa ser assinado.

O importador precisa apenas de uma via da fatura comercial para retirar a carga da alfândega brasileira, e costuma-se mandar mais de uma por questões de resguardo documental.

O que uma fatura comercial deve conter

Tal qual a fatura proforma, a fatura comercial não contém um padrão aduaneiro, e que cada exportador pode criar e usar modelos próprios. Utilizando-se das práticas usuais de mercado, é comum que o exportador se utilize de um conjunto de informações que irão ajudar o importador na sua tomada de decisão.

Veremos a seguir quais informações são estas:

Nome e endereço completo do exportador
Nome e endereço completo do importador
Data de emissão e número de controle
Modalidade de transporte oferecida
Porto/Aeroporto de embarque
Porto/Aeroporto de destino
Quantidade, Preço Unitário, Preço Total e Moeda negociada
Peso Líquido e Peso Bruto Unitário de cada Item
Peso Líquido e Peso Bruto Total
Quantidade de volumes
Cubagem total da carga (estimada)
Incoterms
País de Origem, Aquisição e Procedência.
Forma de pagamento
Dados bancários do exportador
Prazo para Início da Produção
Previsão da mercadoria estar pronta para embarque, considerando a condição de pagamento.

Erros comuns na emissão da fatura comercial de exportação

Notamos ao longo das nossas experiências práticas, alguns erros comuns na emissão da fatura comercial por parte do exportador.

As vezes este erro é motivado por falta de informação do importador, ou por falta de atenção de quem está no controle documental.

Vejamos a seguir quais são estes erros:

Dados incorretos do exportador
Dados incorretos do importador
Não indicação da condição de pagamento
Não indicação dos dados bancários para pagamento (ou dados incorretos)
Incoterms incorreto (FOB quando a operação é aérea, por exemplo)
Multiplicação da quantidade de itens pelo preço unitário, e o resultado é incorreto. Isto acontece, muitas das vezes, quando o preenchimento é manual, e não por dentro de um sistema informatizado
Não indicação do peso líquido/bruto, ou ainda, o mesmo erro acima: a multiplicação está incorreta
Falta de indicação de volumes, marcas ou tipos de embalagens
Falta de informação do país de origem / aquisição / procedência
Falta de assinatura, ou ainda, não identificação do signatário
Falta de clareza na descrição detalhada do produto.

O packing list

Documento importante nos procedimentos logísticos de embarque e desembarque.

Trata-se de uma relação dos produtos embarcados, indicando os tipos de volumes, quantidade, dimensões, peso líquido e bruto, além dos seus respectivos conteúdos.

Não se trata de um relatório que substitua a fatura comercial, mas apenas uma lista detalhada do que está sendo enviado ao importador e que serve de roteiro para a conferência aduaneira no país de destino.

Apesar de muitos considerarem o packing list um documento meramente burocrático, este é fundamental para as autoridades aduaneiras efetuarem uma correta e rápida conferência da carga no país destino, quanto para o importador poder recepcionar os produtos comprados em seu armazém.

O packing list deve conter os seguintes elementos:

Número do documento;
Nome e endereço do exportador e do importador;
Data de emissão;
Descrição da mercadoria, quantidade, unidade, peso bruto e líquido;
Local de embarque e desembarque;
Nome da transportadora e data de embarque;
Número de volumes, identificação dos volumes por ordem numérica, tipo de embalagem, peso bruto e líquido por volume e dimensões em metros cúbicos

A função básica do romaneio é a identificação de conjuntos de volumes, em regra, mercadorias embaladas. Em situações onde não é prática usual a emissão de tal documento, é comum não se emitir.

Quer um exemplo desta não emissão? Granéis e cargas não embaladas que por si só se identificam como automóveis (nº do chassi) ou máquinas e equipamentos de grande porte (nº de série).

O conhecimento de embarque

O conhecimento de carga, também conhecido como conhecimento de embarque emitido pelo transportador, é fundamental em quatro pontos:

Define a contratação da operação de transporte internacional;
Comprova o recebimento da mercadoria na origem e a obrigação de entregá-la no lugar de destino;
Constitui prova de posse ou propriedade da mercadoria;
E é um documento que ampara a mercadoria e descreve a operação de transporte.

Este documento é emitido pela companhia transportadora, ou através do seu agente ou representante.

É ao mesmo tempo um contrato de transporte, um recibo de que a mercadoria foi entregue para o transporte e um documento de propriedade, definindo assim um título de crédito.

O senso comum chama o conhecimento de embarque (ou de carga ou de transporte) de BL (de Bill of Lading). Na verdade, o BL é apenas para quando o modal de transporte for o marítimo.

O conhecimento de carga recebe denominações específicas em função da via de transporte: CRT (Rodoviário), TIF (Ferroviário), BL (Marítimo) ou AWB (Aéreo).

A cada conhecimento de carga deve corresponder uma única Declaração de Importação, salvo exceções estabelecidas no Regulamento Aduaneiro. A DI deve ser registrada em nome do consignatário do conhecimento, ressalvados os casos de nacionalização em determinados regimes aduaneiros especiais (caso da admissão temporária e entreposto aduaneiro, por exemplo).

Para efeitos fiscais, qualquer correção no conhecimento de carga deve ser feita por carta de correção (e ressalva no próprio documento) dirigida pelo emitente do conhecimento à autoridade aduaneira do local de descarga, a qual, se aceita, implica correção do manifesto.

O Certificado de Origem

O Certificado de Origem é um documento a ser providenciado pelo exportador junto às entidades específicas, que comprova a origem da mercadoria, obrigatório para a liberação aduaneira em diversas situações.

Ele é imprescindível para o importador, quando o produto e o país exportador são beneficiários de acordos internacionais que permitem a isenção ou a redução do imposto de importação.

Dependendo do acordo internacional, existem vários modelos de certificado de origem. No Brasil, o Certificado de Origem Mercosul e o Certificado de Origem Aladi são documentos muito utilizados para importações originárias de países da América do Sul.

Além do benefício tributário, o certificado de origem também é exigido em decorrência de disposições previstas na legislação interna do país.

No Brasil, vinhos e alimentos são produtos, a título de exemplo, que exigem o certificado de origem para sua liberação pelo Ministério da Agricultura.

Entender os conceitos básicos das regras que definem a origem de determinado produto ou mercadoria é de considerável relevância tanto para importadores como para exportadores.

As regras de origem são critérios de transformação substancial, eleitos por países ou blocos para caracterizar a origem das mercadorias e podem ser classificadas em duas categorias, abaixo detalhada.

Outros documentos

Ainda podemos citar outros documentos que serão exigidos, que vai depender da operação ou da mercadoria.

Aqui o analista de importação deve estar atento ao tratamento administrativo da operação, que sempre vai nortear a necessidade de se obter este documento junto ao exportador, antes do embarque.

Certificado fitossanitário

É um documento que atesta a qualidade do aspecto sanitário de um vegetal relativo à ocorrência de insetos-pragas e doenças, e em muitos países são obrigatórios para terem a sua liberação aduaneira. No Brasil é emitido pelo Ministério da Agricultura, através da Secretaria de Defesa Agropecuária.

Certificado sanitário internacional

É um documento que atesta que as carnes ou produtos de origem animal cumpriu com as condições internacionais de higiene veterinária. Este documento é emitido pela Autoridade Veterinária do país exportador.

Certificado de fumigação

É um documento que atesta que assegurar a isenção de pragas em produtos vegetais e embalagens de madeira, paletes, madeiras de escoras de cargas.

Tem o objetivo de evitar a disseminação de pragas quarentenárias, associadas a mercadorias em trânsito internacional.

Praga quarentenária é toda forma de vida que em condições naturais não ocorre em determinada região, mas tem potencial de causar danos à flora e fauna, se introduzida em um ambiente que esteja em equilíbrio.

Este tratamento por fumigação nas embalagens de madeira acontece por Brometo de Metila (fumigação MB) atende a legislação brasileira e as restrições da Norma Internacional de Medidas Fitossanitárias Nº15 (NIMF-15).

Passo 04: A gestão da fase aduaneira

Aqui a carga já está por chegar, e você precisa revisar os seus controles, check-lists e acompanhamentos dos documentos emitidos.

Ainda é possível fazer alterações, mesmo que isto torne os prazos apertados. Se por algum motivo você descobriu que um documento deixou de ser emitido, ou que foi com erro, ainda é possível solicitar emissões ou correções.

Também vai ser o momento de você começar a digitação dos documentos aduaneiros, diretamente no SISCOMEX, ou então em uma ferramenta de gestão, que depois faça a exportação dos dados para o sistema da Receita Federal.

Aqui a regra de ouro vai ser antecipação. Você não deve deixar para digitar os documentos aduaneiros apenas no dia em que a carga chegar.

Vamos conhecer os documentos aduaneiros desta fase.

Licença de Importação

Licenciar uma importação, ou autorizar o embarque de uma mercadoria, é uma função de Estado e todos os países no mundo transferem para si esta obrigação.

Significa dizer que o Estado precisa ter controle do que entra em seu território, seja pelo controle da saúde, pelo controle do domínio econômico ou por conta de acordos firmados com outros países.

Como regra geral, as importações estão dispensadas de licenciamento, devendo os importadores apenas efetuar o registro da DI no Siscomex para dar início aos procedimentos do despacho aduaneiro junto à unidade da RFB.

Entretanto, em alguns casos, a importação de mercadoria pode estar sujeita, de acordo com a legislação específica, ao licenciamento, que pode ocorrer de forma automática ou não automática.

O pedido de licença de importação deverá ser registrado no Siscomex pelo importador ou seu representante legal. A legislação prevê hipóteses de penalidades no caso de registro de Declaração de Importação com ausência de licenciamento quando a operação estiver sujeita a licenciamento.

Declaração de Importação

Antes de definirmos o documento, primeiro é preciso dizer o que é o Despacho Aduaneiro.

O Despacho Aduaneiro é que a verificação, por parte de uma autoridade aduaneira, da exatidão dos dados declarados pelo importador em relação às mercadorias objetos daquela importação, além dos documentos apresentados e se estes estão de acordo com a legislação específica vigente na ocasião.

Se tudo estiver conforme determina a norma legal, esta mercadoria será desembaraçada (ou seja, liberada para ser entregue ao importador).

Toda mercadoria procedente do exterior, precisa passar por este procedimento, seja a título definitivo ou não.

E como regra esse procedimento de liberação só deve acontecer após a chegada da mercadoria no país. Poucos são os casos de exceção, como por exemplo, produtos perecíveis, animais vivos, produtos perigosos, a granel, entre outros.

E a base deste despacho aduaneiro é a Declaração de Importação (DI), registrada no Siscomex.

A DI é um documento eletrônico, formulado no Siscomex pelo importador ou seu representante legal, que contempla os dados representativos das mercadorias importadas.

Ela deve conter, entre outras informações, a identificação do importador e do adquirente ou encomendante da mercadoria (se não for a mesma pessoa), além de informações da carga (volumes, peso, unidades de transportes), da classificação da mercadoria, do valor aduaneiro, identificação da origem, procedência e aquisição, do exportador e do fabricante do produto.

O comprovante de importação

Após a conferência aduaneira pela fiscalização, a comprovação de que todas as informações contidas no Siscomex estavam de acordo com a documentação apresentada e com a conferência aduaneira, e que tudo estava em conformidade com a legislação aduaneira vigente, é processado pelo fiscal o desembaraço aduaneiro daquela DI.

Isto significa dizer que foi registrada a conclusão do despacho aduaneiro, e é autorizada a efetiva entrega da mercadoria ao importador.

O Desembaraço aduaneiro é o último ato do procedimento do despacho aduaneiro, e o documento que comprova esta situação é o Comprovante de Importação.

Este documento já teve muita importância no passado, em que para se retirar a mercadoria importada era preciso apresentar o CI assinado pela fiscalização.

Hoje, ele se tornou um item figurativo, uma vez que as autoridades envolvidas, além do armazém em que se encontra a carga importada, podem averiguar no Siscomex, em função específica, que é possível efetuar a entrega ao importador.

Passo 05: A gestão da retirada da mercadoria

Ufa! você chegou até aqui, significa que a sua importação já foi liberada, e esta é a melhor coisa que os nossos ouvidos podem ouvir (rsrsrs).

Mas ainda falta a retirada da mercadoria no porto, ou aeroporto, ou local em que ela se encontrar.

De imediato, você já deve ter uma transportadora contratada, e já ter em mente a data em que irá retirar, pois os terminais precisam emitir uma programação de retirada.

Mas há ainda há alguns documentos que você vai precisar juntar, e outro que vai precisar preencher, a NF de Entrada, para que esta retirada seja concluída.

Vamos primeiro falar da emissão da NF de entrada, e depois eu falo dos documentos necessários para retirada, ok?

A Nota Fiscal de Entrada

Toda operação de importação promovida por pessoa jurídica, mesmo que em caráter eventual, está obrigado a emissão da Nota Fiscal de Entrada. Vai formalizar a entrada de mercadorias e produtos em uma empresa no território brasileiro.

Sua principal função é pautar a contabilidade com registro nos livros contábeis, o pagamento de tributos, caracterizando sua compra do exterior.

Ela deve conter todos os custos pertinentes à importação, e a forma de cálculo variam de estado para estado. Por isto, sugiro que você tenha uma assessoria contábil para te orientar quanto a estas questões.

Aqui não iremos falar como calcular este documento, mas você pode encontrar um ótimo material sobre o assunto aqui neste link. Marque para ler depois.

A emissão da Nota Fiscal de Entrada deve ser feita pelo importador, após a nacionalização da mercadoria (data igual ou posterior ao comprovante de importação), e será o documento hábil para retirada da carga do terminal em que esta se encontrar.

O ICMS na importação

Os tributos na importação dividem-se em duas esferas: federal e estadual.

Na esfera federal, estão: II, IPI, PIS e Cofins. Este são pagos, via de regra, no registro da declaração de importação

Na esfera estadual, está apenas o ICMS, que é pago no momento do desembaraço aduaneiro.

Os Estados têm competência legal para instituir o ICMS dos produtos importados.

A Guia do ICMS

O pagamento do ICMS na importação é feito através de uma guia instituída pelo Estado (GARE, DUA, etc) ou através de uma GNRE (Guia Nacional de Recolhimento de Tributos Estaduais).

Toda empresa que vende um produto com entrega para fora do Estado de origem deve recolher o imposto por meio da GNRE.

A GLME

Ainda há as importações que estão dispensadas do recolhimento do ICMS de Importação na Entrada, sendo diferido para outro momento, ou então ter o seu recolhimento extinto.

Para estes casos, é emitido pela Secretaria de Estado e Fazenda do Estado do importador uma GLME.

A Guia para Liberação de Mercadoria Estrangeira sem Comprovação do Recolhimento do ICMS (GLME) será́ utilizada pelo importador para comprovar a não exigência do pagamento do imposto, integral ou parcial, por ocasião da liberação de bens ou mercadorias, em virtude de imunidade, isenção, não-incidência, diferimento ou outro motivo.

Preparando a documentação de retirada da mercadoria

Aqui vamos ao um check-list documental que você vai precisar seguir para retirar a sua mercadoria do terminal. Vamos lá!

Conferir se a declaração de importação está desembaraçada no Siscomex;
Conferir se há alguma restrição aduaneira no CE mercante;
Consultar se o ICMS foi declarado no Siscomex;
Conferir se o armador já fez o desbloqueio do CE no Siscarga (no marítimo);
Conferir se o ICMS já foi pago ou se a GLME foi emitida. Há casos em que a GLME é eletrônica ou impressa e assinada. Você deverá consultar a SEFAZ do Estado do importador para averiguar o modelo de emissão;
Consultar o terminal em que a carga se encontra, para descobrir como eles exigirão o GLME: se original ou cópia simples;
Conferir se a via do BL original está disponível para entrega no terminal. Recentemente houve uma mudança, voltando a exigir a via original deste documento para a retirada da carga;

A partir da checagem destes documentos/passos, agora é juntar os documentos para a retirada:

Original do BL/AWB;
Cópia simples da Declaração de Importação;
Via da guia do ICMS ou GLME;
Programação de retirada no terminal (normalmente um formulário ou e-mail autorizando a retirada);
Cópia simples da procuração e documento do despachante aduaneiro;
Nota fiscal de Entrada
Protocolo de entrega, em duas vias, destes documentos, sobretudo que o terminal ficará com a via original do conhecimento de embarque.

Este conjunto de documentos pode mudar de terminal para terminal, e você deve checar o que cada um solicita.

Passo 06: Gestão da fase contábil na importação

Que atire a primeira pedra quem nunca reclamou do departamento contábil, não é? Principalmente por eles ficarem no seu pé, reclamando da falta de documentos, de documentos errados, com discrepância ou exigindo os originais.

Eu mesmo sou um, mas eu também sei da importância de se manter corretamente os documentos de importação, ou então isto poderá trazer sérias consequências numa eventual auditoria dos órgãos fiscalizadores.

Mas não tem jeito. Você como analista de importação vai precisar cuidar para que todos os documentos exigidos estejam arquivados no processo, além de garantir que a sua emissão seja de acordo com o que a legislação brasileira exige.

Baseado na minha experiência de campo de batalha, desenvolvi um roteiro que evita atritos com terceiros, e no fim do processo eu não tenho que ficar correndo atrás de documentos faltantes, e a contabilidade pode fazer o seu serviço corretamente.

Vamos lá.

Ao longo do meu processo, eu já separo uma cópia legível:

Da fatura comercial
Do conhecimento de embarque
Do contrato de câmbio e do swift
Da Declaração de importação (que possui os tributos impressos na capa)
Do comprovante de importação

Estes documentos já dão uma visão geral para a contabilidade do que está sendo importado, e os documentos hábeis que eles deverão utilizar no processo escrituração.

Mas o que gera mais dor de cabeça e atrito entre operacional e contabilidade, está por vir, que são as despesas aduaneiras.

Despesas aduaneiras não se refere somente às despesas aduaneiras (pagas perante a aduana), mas sim, a quaisquer despesas incorridas no controle e desembaraço da mercadoria, ainda que pagas a pessoas jurídicas de direito privado.

Em outras palavras, são quaisquer despesas, inclusive aduaneiras, cobradas ou debitadas ao adquirente no controle e desembaraço da mercadoria, ainda que venham a ser conhecidas somente após o desembaraço.

São exemplos de despesas aduaneiras:

Honorários Aduaneiros;
Despesas com liberação do BL;
Frete Interno (porto x fábrica)
Despesas com remoção (zona primária x zona secundária);
Armazenagem Portuária / Aeroportuária;
Movimentação portuária (desova, separação, contagem, posicionamento);
AFRMM (Adicional ao Frete para Renovação da Marinha Mercante);

E porque eu disse que são nas despesas aduaneiras que moram a dor de cabeça entre operacional x contabilidade? Porque é a parte que gera o maior volume de documentos, de vários fornecedores, e alguns destes prestadores de serviços ou não emitem o documento no tempo hábil ou emitem com erros.

E o analista de importação precisa orientar quanto a emissão e o prazo exigido. Se for possível, só efetuar o pagamento mediante o documento fiscal hábil, ou não sendo possível, cobrar com frequência.

Inclusive, sempre que posso eu descarto prestador de serviço que atrasa o meu serviço. Para aqueles que erram de forma contumaz, eu comunico ao importador dos problemas, e procuro outro.

Para finalizar o processo e encaminhar ao departamento contábil, vai ficar faltando juntar:

A nota fiscal de entrada
A GLME ou guia do ICMS/GNRE

A função do analista de importação termina com a entrega da mercadoria no armazém do importador, e a documentação contábil juntada e entregue ao setor competente.

As vezes esta obrigação inclui os lançamentos financeiros que faltam, a conclusão do follow-up, e algum outro procedimento específico de cada área.

Porém, depois de armazenado e arquivado, o analista de importação precisa se focar em outro processo que já está a caminho, às vezes isto acontece de forma simultânea (comigo é assim, eu não paro. Sempre que entrego um processo, outro já está no caminho para cuidar.

Por isto não me canso de dizer que roteiros, mapeamentos e check-lists são as ferramentas mais importantes nesta gestão. Sem eles, você ficará sem norte.

Passo 07: Conhecer a legislação aduaneira na importação

A necessidade de controlar cada passo da importação, principalmente com os documentos a serem emitidos, é porque há uma legislação aduaneira muito rígida, que não prevê concessão para erros, por menor que seja.

O regulamento aduaneiro, a partir do art. 702, começa a tratar das penalidades envolvidas na importação, e que são aplicadas de forma proporcional (percentual) ao tributo ou ao valor aduaneiro.

Há uma quantidade enorme de multas previstas, como Extravio de Mercadoria, Apresentação de Fatura Comercial sem o Visto Consular, quando Exigível, Ausência de Documentos do Despacho (Ex. Fatura Comercial), incorreção na Fatura Comercial, para ficar em apenas algumas.

E uma parcela destas multas poderiam ser evitadas se o processo fosse conduzido com um rígido controle de etapas, baseado num mapeamento detalhado desenvolvido pelo setor de importação das empresas, e que fosse aplicado, de verdade, um check-list para cada documento exigido.

Mas eu preciso ser sincero com você, que isto nem sempre acontece. Quem trabalha no ramo sabe da importância, muitas vezes sabe o que fazer, mas a falta de tempo ou o descontrole operacional faz essas pessoas buscarem um atalho para a coisa sair mais rápido ou gerar menos esforço, e aí quando isto acontece o erro, a multa, o atraso, é inevitável.

É isto que quero evitar. E como se consegue evitar tudo que disse até agora? Conhecendo a legislação aduaneira. Não é pouca coisa para estudar, não é fácil, mas não tem rota de fuga.

Vamos lá, falar das principais normas que você precisa conhecer.

Regulamento aduaneiro

É o básico do básico. Você precisa conhecer este decreto, principalmente aqueles artigos que falam dos documentos da importação. Posso citar:

Artigo 553 – Trata dos documentos de instrução do despacho aduaneiro
Artigo 554 – Trata do conhecimento de transporte
Artigo 557 – Trata da fatura comercial
Artigo 702 – Trata das multas na importação
Artigo 706 – Ausência de LI
Artigo 711 – Classificação Incorreta NCM
Artigo 715 – Incorreção na Fatura Comercial
Artigo 727 – Pessoa Jurídica que ceder nome para operações de terceiros
Artigo 728 – Ausência de Romaneio de Carga (packing-list)

Instruções Normativas

As Leis são parâmetros estabelecidos pelo poder constituinte para que estas surtam seus efeitos em um determinado espaço temporal.

Uma Instrução Normativa consiste em ato puramente administrativo, uma norma complementar administrativa, que diz o que os agentes daquele órgão publico devem seguir, executar, fazer ou respeitar.

Uma instrução normativa jamais poderá́ inovar o ordenamento jurídico, e deve estar em conformidade, sem colidir com Leis ou decretos.

E no comércio exterior a edição de Instruções Normativas, sobretudo pela Receita Federal do Brasil, é algo muito comum, e conhecer em detalhes cada uma delas é obrigação de qualquer interveniente privado.

As principais instruções normativas do comércio exterior, e que devem ser estudadas por todos, são:

Receita Federal

IN SRF nº 1.702/2017 – Disciplina o despacho aduaneiro de exportação processado por meio de Declaração Única de Exportação (DU-E).
IN SRF nº 680/2006 – Disciplina o despacho aduaneiro de importação.
IN SRF nº 28/1994 – Disciplina o despacho aduaneiro de mercadorias destinadas à exportação.
IN SRF nº 611/ 2006 – Dispõe sobre a utilização de declaração simplificada na importação e na exportação.
IN SRF nº 225/ 2002 – Estabelece requisitos e condições para a atuação de pessoa jurídica importadora em operações procedidas por conta e ordem de terceiros.
IN SRF nº 634/2006 – Estabelece requisitos e condições para a atuação de pessoa jurídica importadora em operações procedidas para revenda a encomendante predeterminado.

Vigiagro (Mapa)

Instrução Normativa nº 51/2011

Outras normas

Mas a regulação do comércio exterior brasileiro, sobretudo na importação, não está restrito as instruções normativas.

Há outras normas, como portarias, resoluções, notas técnicas, a que somos submetidos e não podemos alegar falta de conhecimento quando algo acontecer.

Por isto que a análise do tratamento administrativo na importação é a peça mais importante neste cenário. A partir desta análise é que se sabe o que vai ser preciso cumprir, e o analista de importação precisa se antecipar aos fatos.

Não preciso dizer que ninguém sabe tudo, porque estamos nas últimas colocações no ranking do relatório Doing Business, mede o impacto das leis e regulações e da burocracia no funcionamento das empresas.

Passo 08: Conhecer os erros mais comuns (e evitá-los!)

É claro que os erros não estão listados nos livros ou nas normas editadas pelos órgãos intervenientes. Aqui vale a experiência de quem está no campo de batalha há muito tempo.

Se posso apontar um diferencial no meu trabalho, é a capacidade de mapear e seguir roteiros para evitar que uma importação tenha atraso ou multa.

E isto não é um ‘dom divino’ que nasci com ele. É por acreditar que se uma coisa é complexa, você precisa se especializar em evitar os erros. E o mapeamento, roteiros e check-lists irão te ajudar a zerar esta conta.

Vamos conhecer quais são os principais erros documentais?

Fatura comercial

Falta de assinatura / identificação do signatário;
Dados incorretos do exportador;
Dados incorretos do importador;
Falta de informação do adquirente (nos casos de importação por conta e ordem);
Não indicação da condição de pagamento;
Não indicação dos dados bancários para pagamento (ou dados incorretos);
Incoterms incorreto (FOB quando a operação é aérea, por exemplo);
Multiplicação da quantidade de itens pelo preço unitário, e o resultado é incorreto. Isto acontece, muitas das vezes, quando o preenchimento é manual, e não por dentro de um sistema informatizado;
Não indicação do peso líquido/bruto, ou ainda, o mesmo erro acima: a multiplicação está incorreta;
Falta de indicação de volumes, marcas ou tipos de embalagens;
Falta de informação do país de origem / aquisição / procedência;
Falta de assinatura, ou ainda, não identificação do signatário ;
Falta de clareza na descrição detalhada do produto.

No conhecimento de transporte

Dados incorretos do shipper
Dados incorretos do consignee
Dados incorretos do notify
Falta do CNPJ do consignatário
Falta de indicação do adquirente, no campo Notify, quando a operação por por conta e ordem
Falta de informações do porto de embarque/destino
Descrição insuficiente da mercadoria
Falta da NCM (apesar de não obrigatória, orienta os envolvidos)
Descrição dos volumes incompletas ou faltante
Descrição do peso bruto incompleta ou faltante
Falta do número do contêiner / lacre / quantidade de volumes por unidade
Falta de indicação do freetime ofertado pelo agente (apesar de não obrigatório, orienta os envolvidos)
Falta do número do BL
Falta de assinatura na via original
Falta de data de emissão

No certificado de origem

Omissão do país de origem
Erro da NCM
Descrição do produto incorreta
Falta do número da fatura comercial
Inversão no número da fatura comercial
Menção errônea da data de emissão da fatura comercial
Menção errônea do nome / endereço do importador

Na licença de importação

Indicação errônea da NCM
Descrição incompleta ou incorreta
Falta de indicação do número de série, quando exigível
Indicação de que o fabricante é o exportador, quando for diferente
Indicação errônea da unidade de medida estatística
Indicação errônea do destaque da NCM
Indicação errônea da unidade comercializada
Indicação errônea do peso líquido
Indicação do valor unitário incorreto
Indicação errônea dos Incoterms

Alguns destes itens são passíveis de alteração pelo órgão anuente, por intermédio de LI substitutiva, outros não, exigindo a necessidade de se fazer uma nova (e aí podendo gerar multa importação).

Como evitar os erros?

Bem, conhecendo os mais comuns você deve preparar o seu check-list documental.

Por mais zeloso que o exportador seja, muitos destes erros irão acontecer nas importações que você gerenciar, e isto não é o problema.

Na minha opinião, o que mais vai te trazer dor de cabeça é se você não identificar estes erros antes da carga sair, o que vai te gerar atrasos.

Alguns dos erros são corrigidos diretamente pelo exportador, tendo apenas que emitir uma nova via.

Para outros, é preciso contatar um terceiro, que poderá cobrar ou não fazer de imediato.

Se você não tem um controle documental como o que falamos até agora, eu sugiro que seja a sua próxima implementação. Revise o que você fez até agora, reúna a sua equipe, e comece a trabalhar.

Você precisa de ajuda?

Aqui no comexblog.com mantemos uma equipe de consultores especializados, que irá lhe assessorar com demandas operacionais, cambiais, contábeis e fiscais.

Oferecemos os serviços de Habilitação no Radar/Siscomex, Prospecção e qualificação de fornecedores na China, Desenvolvimento de produtos, Análise documental e do tratamento administrativo, Despacho Aduaneiro na Importação ou Exportação e auditoria na Análise das NCMs utilizadas nas operações de importação.

Preencha este formulário que entraremos em contato, sem qualquer compromisso.

Este conteúdo foi importante para você? Interaja comigo. Deixe seu comentário, seu like e compartilhe este conteúdo com alguém.