Auditoria Aduaneira: a revisão dos processos e procedimentos de comércio exterior das empresas

As auditorias aduaneiras possuem uma singular importância na vida das empresas importadoras, exportadoras e agentes alfandegários e, eventualmente, se torna uma obrigação para estes

Introdução

Nos últimos anos venho trabalhando na área de auditoria aduaneira e frequentemente as pessoas me perguntam “Por que devemos praticar uma auditoria em nossas operações de comércio exterior?”.

Para responder esta pergunta, sempre é dito que as empresas buscam, através das atividades de auditoria, um processo que as permita conhecer os pontos falhos e contribuir na realização de um diagnóstico para uma melhoria significativa, buscando alcançar maior competitividade e eficiência em suas operações, garantindo não somente estar em conformidade com o Governo, o que é por si só uma justificativa suficiente para realizá-las, mas também resgatar elementos que lhes permitam reconhecer os erros e traçar estratégias eficientes em suas operações internacionais.

As tradicionais razões conhecidas pelas empresas para os atrasos operacionais, as obscuras identificações dos custos operacionais, as constantes falhas nos procedimentos, entre tantos outros fatores são fundamentais para que os gestores possam deixar de tomar decisões corretas para a melhora das operações internacionais das mesmas, especialmente quando estas atividades estão imersas em um mundo dinâmico e em constante mudança. Esses fatores, acompanhados de muitas outras informações, deverão ser extraídos de uma auditoria aduaneira.

Cumpre lembrar que a ocorrência de erros no processo, tanto de importação quanto de exportação acarreta sanções tanto de ordem econômica quanto aduaneira, por isto, quando identificados devem ser imediatamente corrigidos de modo espontâneo.

Enganem-se aqueles que acreditam que somente o Fisco tem competência para identificar erros no processo, nos últimos anos vêm surgindo empresas de auditoria aduaneira especializadas em identificar tais erros, orientando o contribuinte a denunciar-se espontaneamente sem a incidência de multas de qualquer espécie.

Uma auditoria aduaneira deverá reconhecer, mensurar e esclarecer a experiência de uma empresa para implementar ações que serão consideradas como novos mecanismos e que serão refletidas nas legislações, nos procedimentos de controle e nos costumes comerciais. Assim, deverão ser praticadas para garantir uma saúde corporativa e não somente para que se tenha uma opinião ou um benefício fiscal.

Portanto, para a realização de auditorias nas empresas, o primeiro ponto a ser levantado é o objetivo que a empresa está buscando e delimitar, se necessário, o escopo parcial ou com a verificação integral das operações cursadas.

Basicamente é necessário atingir, no mínimo, três objetivos principais que podem influenciar na decisão sobre a estratégia a ser desenvolvida em uma auditoria. Primeiramente, é preciso encontrar os erros na movimentação ou integração do arquivo, em seguida determinar o destino dos produtos importados (estoques ou inventários) e por fim apresentar os pontos que irão contribuir para que a operação internacional seja mais eficaz.

Definição do objetivo de uma auditoria aduaneira

De acordo com os estudos realizados sobre a legislação aduaneira e sua correlação com outras leis e regulamentos fiscais, a auditoria aduaneira deve ser capaz de revisar as informações registradas nos documentos de importação e exportação (DI, BL, fatura comercial, packing list entre outros) e elaborar um relatório de auditoria contemplando os seguintes pontos:

 Identificar erros nos procedimentos que podem ser corrigidos;

Identificar formas mais eficientes nas operações de logística internacional.

As fases de uma Auditoria Aduaneira

A auditoria aduaneira pode trazer uma revisão abrangente dos processos de embarque e seus documentos. Para um auditor, este processo deve começar com uma revisão dos registros de modo a identificar se a empresa possui todos os documentos referentes ao embarque realizado.

 Um processo de auditoria verifica também a movimentação física dos documentos utilizados pelo despachante aduaneiro ou agente estão em conformidade com a  legislação aduaneira, prevendo a necessidade adequar o pedido aos ditames legais definidos pelos documentos contábeis, evidenciando o movimento de câmbio (pagamentos e recebimentos).

A fim de verificar as declarações aduaneiras registradas, inicialmente é solicitado um relatório contendo a quantidade total de declarações de importação e exportação registradas pela empresa.

Depois de localizados todos os arquivos, estes serão analisados para determinar se os anexos oficiais e não oficiais estão completos. Todos os anexos são documentos importantes, pois podem ajudar a especificar o tipo de operação, quantidade de mercadoria, valor, tipo de transação, etc.

Com todos os registros em mãos, o primeiro passo será verificar se a empresa possui um procedimento formal, no modelo de check list, que assegure que todos os documentos sejam arquivados na pasta, devido à existência de sanções previstas em lei, relacionadas à guarda precária dos documentos.

Ainda no intuito de evidenciar a regularidade do processo de importação ou exportação, deverá ser confrontada a declaração de importação ou exportação com a fatura comercial; conhecimento de embarque; packing-list (romaneio); certificado de origem (quando existente); o método de valoração aduaneira (observando-se a vinculação entre as partes e sua respectiva influência no preço da mercadoria); o Incoterm utilizado; o país de origem ou destino, procedência e aquisição; os pesos líquido e bruto e os benefícios fiscais relativos ao imposto de importação, IPI, PIS, Cofins e ICMS.

De posse de toda a documentação, o auditor passa a executar a fase I. Nessa, terá a capacidade de extrair informações relativas às operações revisadas e determinar, por exemplo, o tempo gasto na operação de embarque e talvez com isso a empresa adotará as melhores estratégias sobre as rotas, modais com aqueles usados atualmente, principalmente porque as operações deverão ser mais eficientes em tempo e custo. Esta informação irá ajudar a melhorar a logística Internacional para benefício dos importadores e exportadores.

Na fase II, o objetivo é trazer a informação dos documentos que integram os registros da operação internacional. Esta fase requer o conhecimento detalhado da legislação aduaneira referente ao período de abrangência da auditoria, com o objetivo de determinar os erros e as omissões, que possam gerar penalidades expressas ou considerações fiscais. Os pareceres da exatidão da documentação aduaneira devem procurar determinar a afirmação correta a respeito dos:

a) Detalhes do importador ou exportador;

b) Detalhes dos produtos, tais como a quantidade, descrição das mercadorias de origem, e de tarifas;

c) Dados relativos à avaliação, tais como o valor real de propriedade, o tipo de transação tributária, e certos pagamentos e a aplicação preferencial de tarifárias para casos excepcionais;

d) Dados sobre procedimentos aduaneiros aplicados e a consequências e/ou obrigações de cada um.

Nesta fase II a verificação poderá ser amostral, isto é, não é necessário controlar todos os movimentos, porém é aconselhável estabelecer parâmetros que possam alcançar o objetivo e, assim, determinar uma percentagem adequada para que a amostra seja representativa.

É importante a determinação clara de parâmetros sensíveis que ajudarão a localizar erros comuns e evitar a análise individual de cada processo, o que poderá significar uma tarefa interminável dependendo do tamanho de sua empresa e do número de operações que são realizadas a cada ano.

A determinação dos parâmetros é sugerida através do valor amostral obtido na aplicação da norma ABNT NBR 5426/85, onde se aplica uma quantidade adicional de 20% como amostra de segurança, obtendo-se desta forma, a quantidade de processos a serem auditados. Ainda para a seleção, poderá optar-se por utilizar diversos critérios de verificação, como por exemplo, valor CIF, fornecedores / clientes, país de origem ou canal de parametrização.

Caso haja o interesse, a empresa poderá optar também pela verificação de 100% dos documentos, assim a auditoria deverá realizar a verificação completa da base de dados da empresa e estabelecer uma estratégia para a correção destes.

A fase III de uma auditoria aduaneira está relacionada com controle de inventário. Neste momento o processo seria o de determinar os montantes e tipos de mercadorias entre o registro das declarações com o que fisicamente foi registrado ou apenas poderá ser para determinar se a forma controle de inventário e monitoramento registrado está consistente com deveres fiscais e aduaneiros.

A última fase aplicável, fase IV, possui o objetivo de identificar as retificações ocorridas nas declarações aduaneiras de importação e exportação. Será verificado se a empresa mantém um controle das retificações realizadas, bem como as providências tomadas para evitar novas incidências. Será solicitada para a empresa uma relação atualizada de todas as retificações ocorridas nas declarações aduaneiras, perdimento e abandono das mercadorias, estas classificadas por tipo de erro/ajuste, por pessoa responsável pela elaboração da retificação, se despachante aduaneiro ou funcionário e por iniciativa própria ou por exigência da fiscalização. Por fim, será verificada a natureza dos erros ocorridos bem como as medidas tomadas para evitar novas ocorrências e as medidas tomadas para retificar as declarações aduaneiras.

No que diz respeito à fase IV desta auditoria, esta é geralmente uma das etapas mais negligenciadas por parte dos auditores, e se refere as informações que poderiam mudar a estratégia da logística internacional de importação e exportação, melhorando os serviços que auxiliam na movimentação de mercadorias, que permitem estabelecer melhores orçamentos operacionais e reduzir as despesas desnecessárias.

Esta parte da auditoria também permitirá identificar problemas logísticos, como por exemplo, o prestador não relatar seus problemas de embarques ou o mesmo deixar de enviar a fatura para a aduana, sendo as principais razões para atraso dos embarques.

Conclusão

Com o exame detalhado das operações aduaneiras e com a revisão dos procedimentos e controles internos, a auditoria apresentará um parecer para os interessados nessas demonstrações. Este parecer provavelmente relatará recomendações para a empresa, contendo os problemas detectados pelos auditores, as consequências desses problemas e a recomendação da auditoria, das medidas de correção a serem tomadas. Com isso, o processo ajudará no desenvolvimento da empresa e contribui para o aperfeiçoamento de sua competitividade.

Um trabalho eficiente de Auditoria levará a empresa a alcançar resultados concretos e ganhos significativos. A auditoria garantirá a qualidade dos processos, ajudará na identificação e gerenciamento de riscos, ajudará no aprimoramento dos procedimentos e controles internos, permitirá a detecção de fraudes, cada vez mais comuns no ambiente corporativo, e aprimorará o desenvolvimento das pessoas. Enfim, é um serviço que contribuirá muito para o desenvolvimento das empresas.