Despachante Aduaneiro: 6 dicas matadoras de sobrevivência na crise

Nenhum ramo de negócio ficou imune à crise profunda que a economia brasileira vive nos últimos três anos, mas o comércio exterior teve um impacto significativo.

Deixamos de importar por conta do excesso de protecionismo, aliado a outros fatores como o câmbio e a deficiente infraestrutura logística, mas na contrapartida não conseguimos ampliar o volume de exportação com a desvalorização da moeda.

E o encarecimento das importações, associado ao mesmo patamar de vendas externas, desaquecimento do mercado interno e o altíssimo custo logístico, trouxe recessão nos negócios internacionais.

Recessão é uma palavra que atormenta a vida e o coração de muitos empresários no país, principalmente os ligados a prestação de serviço.

Prestar serviços em momentos de crise obriga que se entregue muito mais daquilo que foi prometido, e que se mantenha o preço no mesmo patamar ou que pratique uma redução para continuar atendendo a este cliente.

E como o despachante aduaneiro sobreviverá neste momento tão singular da economia? A crise bateu na porta de todos, mas muitas empresas encontraram maneiras de não apenas sobreviver, mas prosperar nestes tempos financeiros difíceis. Como isto aconteceu?

Pensando nisso, reuni seis dicas matadoras para que o despachante possa alavancar o seu negócio neste momento atual. Vamos lá.

1 – ANALISE O COMPORTAMENTO DO MERCADO

Fazer despacho aduaneiro no passado estava associado, tão somente, a acompanhar a chegada da mercadoria, promover o preenchimento da DI no Siscomex, solicitar os numerários e providenciar o desembaraço.  O serviço organizacional ficava por conta dos analistas dos seus clientes.

Hoje, o importador ou exportador necessita de informações que transcende a operação aduaneira.  Elas iniciam na colocação do pedido, passando pela cotação e negociação do frete, pela composição do custo e decisão do melhor lugar a embarcar/desembarcar.

E como eu posso agregar este nível de serviço naquilo que já ofereço aos meus clientes?  Compreendendo (de verdade) o que o ele necessita e coloque isto no seu Portfólio. Por exemplo?  A emissão da nota fiscal de entrada/saída.

É natural que esta obrigação seja do seu cliente, mas sabemos que muitos têm dificuldades em compreender como esta etapa funciona e transfere a responsabilidade para contador.

E como você pode ajudar?  Se não tiver um sistema que gere um relatório com o espelho da nota fiscal, faça uma planilha no Excel e detalhe estas informações.

Ofereça esta planilha, já preenchida, de bônus ao seu cliente e monitore até que o documento seja emitido.  Este pequena adição de serviço vai te transformar na pessoa mais importante para o seu cliente.

Assim, analise o comportamento do seu mercado começando pelas demandas dos seus clientes, principalmente naquilo que você ainda não oferece.

Aqui no comexblog.com temos um artigo que fala sobre como elaborar uma NF que é um dos mais acessados. Se você tiver interesse em conhecer acesse-o por aqui.

ROMPENDO PARADIGMAS

Isto aqui não chega a ser uma nova dica, mas merece um grande destaque.

Basicamente, estamos falando de um rompimento radical de paradigma, contrapondo as atividades de despacho tradicionais com um modo mais agressivo e moderno, a tal ponto que você venha a se tornar para o seu cliente.

Mas isso só será possível com um novo nível de envolvimento no fluxo operacional de seu cliente, atuando constante e ativamente no mapeamento de pontos de melhorias, e também na busca frenética por informações e novidades dos processos de seu cliente e o processamento, antes de acontecer.

Por que o processamento é importante?  Porque é necessário replanejar as etapas seguintes.

Vamos ver isto na prática?

Por hipótese, imaginemos que um processo X tenha a sua data de chegada alterada para outra maior, com atraso de 2 dias.  Essa informação, quando processada, poderá gerar diversas informações que serão sub-produtos, como a alteração no fluxo de caixa projetado e uma mudança na previsão de liberação da mercadoria. Com estas duas alterações, a mercadoria irá chegar no armazém em um prazo diferente do inicial e o setor comercial terá de rever as suas metas e revisar os pedidos que estavam aguardando aquela mercadoria.

Perceberam como o processamento eficiente da informação trará para o seu cliente um universo de oportunidades?

Esta mudança no mindset operacional poder ser o seu diferencial, dica que discutiremos no próximo tópico.

2 – CONCENTRE-SE EM SEU DIFERENCIAL

Muitos despachantes aduaneiros gostam de se vangloriar que são especialistas em tudo.  Desculpe, mas eu não acredito.

Em que você é realmente (muito) bom?  

Em controles?  Em custos?  No tratamento com o cliente?  Em ´desenrolar´ os pepinos (e abacaxis, mangas, abacates ..) que aparecem durante o curso do despacho aduaneiro?

Foque-se nisto! 

Eu tenho uma excelente expertise em custos.  Formar planilhas, desenvolver raciocínios lógicos para operações complexas, e pensar em duas ou três opções caso um problema venha acontecer é um diferencial no meu negócio.

Mesmo que meu cliente não pergunte, sempre que planejo uma operação de importação ou exportação foco as minhas energias nos problemas que poderão acontecer durante o curso do despacho aduaneiro (e como resolve-las).

Mas conheço pessoas especialistas em relatórios, apresentações e entendimento das normais legais.  E se há foco nestas competências, elas se tornam especiais para seus clientes.

E qual é o seu diferencial: Atendimento ao cliente?  Acompanhamento do processo? Custos baixos? Ótimo relacionamento com os órgãos públicos?

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3 – DESENVOLVA ESTRATÉGIAS PARA CAPTAR OS CLIENTES DE SEUS CONCORRENTES

Para o seu negócio prosperar em tempos de vacas magras só há um caminho: continuar expandido a sua carteira de clientes.

Faturar mais vai depender de novos clientes, e para isto você terá que avançar sobre os seus concorrentes.

Como?  Com ética e também com uma excelente estratégia.

Você não precisa falar apontar defeitos nos outros para oferecer o que você tem de melhor.

Aproveite a dica anterior e ofereça o que há de melhor na sua empresa para este novo e potencial cliente.  O atendimento ou o fornecimento de um serviço melhor é  apontado como uma excelente forma de ultrapassar a concorrência.

Como isto pode acontecer na prática?

Comece pelo nível de informação que a sua empresa está preparada para oferecer.  Você tem um sistema de gestão empresarial?  Se sim, forneça acesso pela internet e dê follow-up constante do andamento de cada processo que você gerencia.

Sua empresa é enxuta?  Transfira esta redução de custos para o seu cliente e aponte cada centavo que ele está economizando ao trabalhar com você.

Ofereça relatórios periódicos por e-mail sem que para isto tenha de pedir.

Faça o fechamento do processo (financeiro, operacional, contábil) em poucos dias após a conclusão e mostre isto em seus relatórios.

Responda aos e-mails rapidamente e traga a solução antes mesmo do problema acontecer.

Poderíamos listar centenas de situações que estão ligadas a qualidade do serviço prestado, associado a um custo baixo, e que são estratégias que podem ser utilizadas para captar novos clientes.  Qual será a sua estratégia em momentos de crise?

4 – FIDELIZAR O SEU CLIENTE

Aplicando as três dicas matadoras anteriores corretamente você terá dificuldade com esta que irei falar.

Todos nós sabemos que o custo de reconquistar um cliente é infinitamente maior do que um novo, e por isto eu preciso seguir o provérbio dos mais antigos de que um pássaro na mão é melhor do que dois voando.

Mesmo necessitando expandir a sua clientela, tenha certeza de que aqueles que você já atende estão satisfeitos.  Eles serão, com toda certeza, o gatilho da autoridade para os potenciais clientes que você virá a prospectar.

A opinião de quem já usa o seu serviço, se feita de forma espontânea e verdadeira, será um dos principais elementos de venda que você poderá utilizar junto ao seu mercado.  Invista na fidelização dos seus clientes e isto lhe trará a munição necessária para aumentar o seu portfólio de compradores.

5 – PROMOVA (AINDA MAIS) O SEU NEGÓCIO

Este é um tópico que poderíamos escrever um livro (enorme), que ainda não se esgotaria o assunto.

Mas como sei que ´promover o seu negócio´ é um tema amplo e subjetivo demais, vou ficar em dois campos que conheço muito bem:  blog e redes sociais.

Ter um blog para falar de experiências profissionais é de uma potencialidade tão grande, que me assusto quando vejo que muitas empresas e pessoas deixam de lado esta opção. Ter um blog deixou (há tempos) de ser tarefa para adolescentes ou amantes de tecnologia.

Uma empresa pode (e deve) ter um blog para falar das suas experiências, fornecer dicas, dar conteúdos relevantes e aproximar o  público dos seus negócios.  É uma forma eficaz e barata de promover o seu negócio.

E a primeira dica que dou para promover o seu site ou a sua empresa (offline) é o Google Meu Negócio.

O Google Meu Negócio permite que você se conecte diretamente com os seus clientes, que podem estar procurando você na Pesquisa do Google, no Google Maps ou no Google+, de forma gratuita e em qualquer dispositivo.

Como isto é possível?  Basta entrar no site e efetuar um cadastro.  Haverá um protocolo de reconhecimento (se você realmente existe), que procederá com um envio de um código para o seu endereço.  Ao receber, e validar no site, você terá total controle na ferramenta e começará a promover o seu negócio, físico ou online.

A segunda e importante dica pra a promoção do seu negócio é o Facebook.

De muito discriminada no passado, a ferramenta crucial na atualidade, esta rede social possui estratégia dinâmicas e diversas, que serão produtivas para a sua empresa.

O tamanho da importância do Facebook está na audiência.  Hoje, só ele já é responsável por reunir 1,5 bilhões de usuários. E onde há públicos, há clientes em potencial, e isto você deve estar atento.

Minha dica?  Faça uma fanpage (não um perfil, por favor!) e comece e oferecer conteúdo relevante para o seu público.

6 – TENHA UM SISTEMA DE GESTÃO ADEQUADO AO SEU NEGÓCIO

Esta é uma dica que apliquei há muito tempo e até hoje colho os frutos desta sacada genial.

Ao contrário do que muitos pensam, a gestão de empresas não é uma metodologia restrita apenas as grandes corporações. Para mim, uma ferramenta adequada está associada a um ótimo software de gestão integrado com todos os departamentos da empresa, e que me auxiliem na tomada de decisão.

E apesar de existir inúmeras opções de softwares no mercado, o comércio exterior exige soluções integradas, que promova interação entre as necessidades operacionais do seu cliente com as obrigações aduaneiras impostas pela Legislação atual.

Nenhum despachante aduaneiro oferece serviços de excelência fazendo controles no Excel, no Word ou em ferramentas precárias. O mercado não tolera informação desatualizada ou com pouca credibilidade.

Outra dica importante é quanto ao uso de software robotizado.  Hoje, existe no mercado um sistema de gestão integrada para o comércio internacional, que faz a busca de informações nos sistemas da Receita Federal de forma automatizada, com a aplicação de sistemas integradores.

Estes robôs buscam informações no Siscarga e Mantra, fazendo o pré-cadastramento do Conhecimento de Transporte, passando pela atualização da parametrização da DI e a CI, além de oferecem o download dos arquivos PDF e lançamentos nos módulos de follow-up.

Estes algoritmos facilitarão a sua vida na busca de informações precisas e claras, além de oferecer transparência e agilidade.  Esta busca robotizada poderá lhe permitira criar uma área restrita em seu site, e seu cliente terá acesso total ao acompanhamento das operações e baixar os documentos digitalizados.

Já imaginou o nível de produtividade que a sua empresa terá com estas tecnologias? Alguns irão dizer que é mágica, mas eu direi #SQN.

Mas as oportunidades não param por aí.  Já pensou em integração sistêmica com o seu cliente?  Sim, isto é possível.

Como alternativa mais moderna e agressiva da transparência, você tem que pensar na integração de seu sistema com o utilizado pelo seu cliente, de forma que todas as atividades e informações sejam compartilhadas.

Com esta integração você irá oferecer para o seu cliente muito mais do que um despacho tradicional.

Promover a integração de sistemas significa que você estará oferecendo (de graça!) o reaproveitamento de todos os dados produzidos em suas atividades para a base de dados do seu cliente, trazendo redução de tempo e dinheiro (algo que ninguém dispensa nos dias atuais).

E por último, a cereja do bolo: com esta integração você ganhará destaque por atuar como auditor, identificando e corrigindo problemas, ou talvez se antecipando a eles.

Lembra que falamos lá em cima em diferencial? Agora é a hora de você colocar isto em prática e ampliar a fidelização nos seus negócios.

Esperamos que tenha gostado. Eu gostaria de conhecer as suas opiniões sobre estas dicas.  Se você curtiu este artigo, não se esqueça de deixar o seu comentário logo abaixo, e compartilhar com seus amigos.

* Com a colaboração do Claudenir Scalzer, Advogado e CEO da Conexos Consultoria e Sistemas.