Documentação na importação: como você pode ser ajudado pelo uso do checklist

A documentação na importação tem papel fundamental em todas as etapas do processo.

Existem documentos diferentes, em etapas distintas, que requer muita atenção de quem está conduzindo a importação.

Conhecer toda a documentação na importação é essencial para sucesso no negócio, e qualquer erro ou deslize, pode gerar multas pesadas, atrasos ou até mesmo perdimento da mercadoria pelas autoridades aduaneiras.

Hoje eu vou te mostrar alguns cuidados simples que você deve implementar na gestão da sua importação, que reduzirão a zero os erros operacionais que atrasam e geram custos adicionais nos processos.

As fases da importação

Eu divido a importação em quatro fases de controle:  1) Diagnóstico administrativo, 2) Planejamento Logístico, 3) Monitoramento Operacional, e 4) Execução Operacional

A primeira fase, o Diagnóstico Administrativo acontece antes da carga embarcar, se possível antes mesmo de se concretizar a negociação.

Para mim esta fase é a mais relevante, porque é justamente o momento em que se descobre quais as implicações existentes naquela operação, e se o importador terá condições técnicas e financeiras de cumprir tudo aquilo na qual estará obrigado.

Neste momento o importador deve se atentar a 05 pilares: a) Identificação da NCM, 2) Análise do Tratamento Administrativo, 3) Análise da Carga Tributária, 4) Escolha e Validação do Fornecedor, 5) pagamento ao fornecedor.

Ao identificar a NCM, o primeiro (e mais importante) passo, já se consegue identificar boa parte das obrigações exigidas no processo, como licença prévia e registros exigidos.

Porém, o que mais precisa ser verificado para evitar erros e multas na importação?

O controle pré-embarque

Chamamos de pré-embarque ou planejamento logístico, todos os passos para que a importação seja embarcada no prazo previsto e já com as obrigações aduaneiras cumpridas.

E aí entra a análise e aprovação documental.  O departamento operacional da empresa precisa checar cada documento exigido e identificar se ele está dentro do exigido.

Estima-se que aproximadamente 84% dos processos atrasam por algum tipo de erro com a documentação na importação. E o pior de todos os problemas é não conhecer os documentos exigidos pela fiscalização aduaneira.

É importante estar atento a cada um deles, além de checar os prazos de expiração e os dispositivos legais. Autorizar o embarque com sem os documentos exigidos ou fora do padrão estabelecido, pode gerar diversos transtornos (e multas).

Receber os documentos emitidos pelo exportador da forma que a importação determina só é possível se você enviar, previamente, uma instrução de embarque.

A Instrução de Embarque

Este não é um documento aduaneiro, e muitas empresas ignoram.  Mas ele é o mais importante roteiro se você quiser ter 100% de acerto com a documentação na importação.

O Brasil tem um controle rígido na importação, principalmente em questões documentais.

Na importação somos obrigados a apresentar via original, assinada de próprio punho.  Além disso, temos que colocar o número do CNPJ em um dos documentos, e a falta disto pode ensejar em uma multa de 5.000 reais.

E como o exportador vai descobrir todas estas obrigações, sem ter em mãos um guia completo?  Impossível.

Os principais documentos na importação

Via de regra, toda importação exige os seguintes documentos:

• Fatura Comercial
• Packing List
• Conhecimento de embarque

Dependendo do tipo de produto ou da origem, também será exigido:

• Certificado de Origem
• Certificado de Análise
• Certificado Fitossanitário
• Certificado de Fumigação

Cada um desses documentos possui peculiaridades que vai exigir do importador um cuidado muito grande. A legislação é muito dura com a falta de qualquer um deles, ou mesmo erros simples ou desatenção.

Os erros mais comuns nestes documentos, de um modo geral, são o preenchimento errado, a falta de informação, falta de assinatura ou envio de documentos apenas cópia.

Como evitar estes erros?

Documentação na Importação: a importância do checklist

A melhor definição de checklist é: como fazer as coisas benfeitas. Quem trabalha com importação sabe que não pode confiar na memória. Ela falha.

O grande problema de muita gente que trabalha com importação é não ter uma rotina para analisar os diversos documentos que passam pelas suas mãos.

O checklist é uma lista de itens que foi previamente estabelecido para certificar o que deve ser conferido naquele documento.

O propósito é atestar que todas as etapas ou itens da lista foram cumpridas de acordo com a legislação aduaneira.

Esta ´folhar de verificação´ está entre as ferramentas mais consagradas nos programas de qualidade, porque qualquer uma pessoa que a tenha em mãos vai cumprir tudo que é necessário para analisar e aprovar cada um dos documentos exigidos.

O passo mais importante é você desenvolver um conjunto de checklists, apropriado para cada documento exigido, que irá te ajudar na conferência em cada embarque.

Aqui no Comexblog a gente possui um conjunto de 05 checklists, que usamos em nossos próprios controles, e que é resultado de muitas reuniões, adaptações e melhorias, com muitos anos de experiência prática e operacional, aplicados em centenas de clientes e milhares de processos, e obtendo resultados incríveis. Veja o que você pode controlar:

• Checklist da Fatura Proforma
• Checklist da Fatura Comercial
• Checklist do Packing List
• Checklist do Conhecimento de Embarque
• Checklist da Instrução de Embarque

Quer baixar este material incrível?  Então clique neste link.

É gratuito e você vai ter um conjunto completo e interativo, com todas as etapas das documentais que você vai utilizar no seu dia-a-dia.