Um guia definitivo para você participar de feiras internacionais

As feiras ainda representam um dos mais importantes − se não o mais importante − instrumento de promoção, de pesquisa de mercado e, em alguns casos, de comercialização. Por mais que a Internet tenha facilitado o acesso a muitas informações, alguns aspectos como a expressão corporal das pessoas que visitam o estande, as características físicas de determinado produto concorrente, a personalização da mensagem a ser transmitida de acordo com o interlocutor e até mesmo o feedback dado por um cliente não podem ser experimentados virtualmente. Trata-se, portanto, de uma comunicação multimídia e multinível.

Existem vários tipos de feira, como as genéricas − a Fiera Campioniaria de Milão, por exemplo −, e as especializadas − como a Agrishow, em Ribeirão Preto (<www.agrishow.com.br>), ou a Feira do Móvel, em Colônia, na Alemanha (<www.imm-cologne.com>).

Estima-se que existam, no mundo, 1.070 feiras, com área expositiva de no mínimo 5 mil metros quadrados. A Europa concentra 44% delas.

A origem das feiras é bem antiga: um documento de 1230 fala de “privilégios feirísticos” concedidos à cidade de Frankfurt, na Alemanha. Não é mera coincidência que, há séculos, este é considerado o país das feiras: é lá que se realizam a Automechanika (autopeças), a Igedo (têxtil), a de Hannover (eletromecânica/eletrônica), a Anuga (alimentos), a Emo (máquinas e equipamentos), entre outras. Na Alemanha, há 45 entidades promotoras de feiras, que organizam, em média, 150 eventos internacionais por ano.

A “feira das feiras” é a de Hannover (<www.hannovermesse.de>), Alemanha, normalmente realizada entre março e abril.

Outro importante polo de feiras internacionais, que compete com as cidades alemãs, é Milão, na Itália, tanto pela superfície expositiva quanto pelo número de eventos.

No Brasil também há um bom número de feiras internacionais, cuja programação pode ser encontrada no site da Apex ou no da União Brasileira de Feiras (Ubrafe, <www.ubrafe.org.br>).

A participação em feiras faz parte do plano promocional da empresa (juntamente com a elaboração do catálogo, do website, da viagem de negócios dos executivos , etc e representa cerca de 40% a 50% do orçamento destinado a comunicação e promoção.

Às vezes, a empresa participa como expositora em uma feira antes mesmo de ter identificado as características do evento, como os tipos de produto que serão apresentados, o mercado e o segmento a que se destinam, assim como o perfil dos visitantes esperados. Resultado: pode acabar na feira errada porque não tem o produto correto ou a capacidade produtiva, ou simplesmente porque não há demanda para seu produto.

Para quem está iniciando um plano de internacionalização, a forma mais rápida, concreta e de baixo custo de fazer um “levantamento da situação” é visitar a mais importante feira internacional do próprio setor para medir em que condições está a competitividade da própria empresa, comparando-a com as concorrentes.

Podem-se confrontar, entre outras coisas, a tecnologia, as técnicas de comunicação, o design, os preços e as formas de pagamento. E’ possível também identificar eventuais novos fornecedores e/ou possíveis alianças com fabricantes de produtos complementares (cross-selling).

As feiras servem para nos orientar no mercado mundial no que diz respeito ao setor em que atuamos e, principalmente, nos ajudar a organizar as ideias sobre o que deve ser feito.

Retornando ao nosso país depois de uma feira, teremos ótimas ideias para o plano de internacionalização ou chegaremos à conclusão de que ainda nos falta muito para pensar em exportação.

Em outras palavras, as feiras servem como fonte de informações para nos decidirmos sobre o que, para onde, como e para quem exportar.

Existe uma “ciência da feira”, e é necessário seguir alguns passos para reduzir os custos e otimizar a participação. Com base em minha experiência como expositor e visitante − especialmente na Feira de Hannover e em muitas outras realizadas na América Latina −, elaborei uma série de check-lists que podem ser úteis na gestão desse importante instrumento de promoção.

O primeiro deles trata respeito ao que fazer antes da feira

O antes: a preparação

Uma ótima preparação pode ser a diferença entre o fracasso e o sucesso de sua empresa na feira. Alguns profissionais pensam que basta alugar um bom estande, numa boa localização (o que não é fácil de conseguir, diga-se de passagem), expor produtos e catálogos nas mesas e colocar na frente do espaço duas ou três modelos de capa de revista, para “parar o trânsito”. É claro que não é apenas isso. A preparação é muito mais complexa do que apenas seguir os passos descritos acima.

Para a empresa não ter nenhuma surpresa durante o evento, é importante que ela tome uma série de providências, o que envolve desde a realização de uma pesquisa de mercado até uma lista de preços atualizada; de uma amostra do produto mais atrativa a um vídeo para passar durante a exposição.

Vejamos nos check-lists a seguir as principais ações a serem realizadas.

Check-list − AÇÕES A SEREM TOMADAS ANTES DA PARTICIPAÇÃO EM UMA FEIRA

Os objetivos da participação foram definidos claramente?
Solicite informações sobre a feira à entidade organizadora.
Certifique-se de que a feira seja adequada a seus objetivos.
Procure encarregar um coordenador interno para o “projeto feira”.
Busque uma pesquisa de mercado sobre o setor no país (ou área geográfica) onde se desenvolve a feira.
Defina que colaboradores de sua empresa estarão presentes na feira.
Controle as normas de participação na feira.
Elabore o projeto do estande, ou o entregue a empresas especializadas, e solicite a aprovação por parte da entidade organizadora.
Selecione os produtos e as respectivas amostras que você apresentará na feira e disponha de um cronograma de preparação.
Prepare uma lista de preços com as alternativas dos incoterms FOB e CIF.
Procure conhecer a estrutura de custos de importação de seu produto no mercado-alvo da feira e assegure-se da documentação necessária.
Cuidado com regulamento da feira: certifique-se de que não terá problemas na hora de montar o estande.
Programe o material de suporte, como documentação técnica, displays, pôsteres etc.
Envie uma comunicação aos clientes potenciais interessados em visitar seu estande.
Verifique a possibilidade de ser palestrante em eventuais conferências, encontros e rodadas de negócios realizados no âmbito da feira: é uma ótima forma de intensificar a promoção de sua empresa.
Reúna as pessoas presentes no estande e forneça-lhes as principais informações e orientações.