Documento Original, Cópia e Fotocópia

Um documento original é aquele que parece ser original e que não tem qualquer evidência de que seja uma cópia. Esse é o princípio que deve nortear o analista de documentos apresentados sob um crédito documentário, quando este for emitido ao amparo da UCP 600, da Câmara de Comércio Internacional.

Vias originais

Ao dispor sobre as vias originais e cópias de documentos, a UCP estabelece que os bancos tratarão como uma via original “qualquer documento que contiver uma assinatura, marca, chancela ou rótulo aparentemente original de seu emitente, a não ser que conste do próprio documento não se tratar de via original”. A mesma UCP, artigo 17.c, dispõe, ainda, que – salvo quando indicado em contrário no próprio documento – os bancos também aceitarão como uma via original desde que:

– pareça ter sido redigido, digitado, perfurado ou chancelado pela pessoa do emitente; ou

– conste aparentemente em papel timbrado original do emitente; ou

-contenha a menção que se trata de via original, a não ser que essa menção aparentemente não seja aplicável ao documento apresentado.

Várias vias originais

Se houver exigência para a apresentação de várias vias originais de um mesmo documento, o seu emitente poderá produzir, cada uma das vias, individualmente. Mas os bancos também aceitarão como originais documentos que pareçam ter sido reproduzidos por meios reprográficos, a carbono ou por qualquer outro meio, desde que:

– sejam assinalados como originais; e

– quando necessário, estejam assinados.

Documentos múltiplos

Quando houver exigência de documentos múltiplos, mediante utilização de expressões como “em duplicata” (in duplicate), “em duas vias” (in two fold), “em duas cópias” (in two copies). Nesses casos, deverá ser apresentada pelo menos uma via original. Observar, também, que a utilização da palavra “cópia”, nesse contexto, tanto pode significar “aquilo que não é original” como “uma das vias”. É preciso, pois, estar atento à redação do crédito.

Se for exigida “fatura em 1 cópia”, será entendida como “fatura em 1 via” e, portanto, será exigida a apresentação de uma fatura original. Se, todavia, for exigida “1 cópia da fatura” a exigência será cumprida mediante a apresentação ou de uma cópia ou de uma via original da fatura.

Quando o crédito exigir apresentação de cópias, será permitida a apresentação de vias originais, salvo se o crédito estabelecer que todas as vias originais devam ser enviadas diretamente ao seu proponente.

Fotocópia ou cópia?

Os bancos tratam como não original, ou seja, como cópia, qualquer documento que pareça ser uma fotocópia, a não ser que o documento possa ser enquadrado como original nos termos do já citado artigo 17.c.

Mas, para eliminar qualquer discussão conceitual, recorremos ao Houiass: fotocópia é um “processo de reprodução fotográfica de documentos sobre um papel sensibilizado, o qual é colocado em contato com o original que, mediante ação da luz ou de outras radiações, o impressiona”; ou fotocópia é “a cópia obtida dessa forma”; ou, ainda, “cópia fotostática”.

Assim, é possível concluir que toda fotocópia é uma cópia, mas nem toda cópia é uma fotocópia. Uma fotocópia reproduz, com fidelidade e por inteiro, o conteúdo de um documento. Uma cópia, nem sempre. Uma cópia muitas vez não contém todas as informações ou dados presentes no documento original. Por exemplo, um documento de transporte original é assinado. Suas cópias, não.

Assim, se o crédito exigir a apresentação de uma cópia de certo documento, os bancos aceitarão a apresentação de uma fotocópia. Contudo, se a exigência for para a apresentação de uma fotocópia, os bancos não aceitarão a apresentação de uma cópia.

Se o crédito exigir uma via original, esta poderá ser obtida por um processo reprográfico ou fotostático (fotocópia), desde que – como já anteriormente indicado – seja assinalado como original e, quando necessário, esteja assinado.

A ISBP 681 – International Standard Banking Practice, ao discorrer sobre a aplicação do artigo 17 da UCP, orienta no sentido de que também sejam observadas as disposições do Documento 470/871 da CCI, para fins de determinação de um documento original, conforme artigo 20.b da UCP 500, que permanece válido, em conformidade com as disposições da UCP 600.

Certamente, tudo isso é verdadeiro desde que se observe o artigo 1º da mesma UCP que nos conduziu neste trabalho: “Elas obrigam todas as partes, a não ser que expressamente modificadas ou excluídas pelo crédito”.

Finalizando, se houver conflito entre o crédito e a UCP, prevalece o crédito!