DOCUMENTOS NA IMPORTAÇÃO: QUEM GERENCIA ESTA ETAPA?

A decisão de importar nasce com a oportunidade existente, no mercado interno, de produtos que você encontrou no exterior, com preço acessível, qualidade superior, e a certeza de lucratividade.

Porém, importar no Brasil não é para amadores, sobretudo em momentos de variação da moeda internacional. E a documentação exigível na importação é a etapa que mais gera problemas, se não controlado adequadamente.

E ela precisa ser gerenciada por especialista. Qualquer erro, falta de informações ou assinatura, pode atrasar a liberação (no menor dos problemas) ou gerar uma multa e inviabilizar a transação.

Quer saber o que você deve fazer para evitar? Fica comigo até o fim.

ESTAR PREPARADO PARA IMPORTAR

No Brasil, a importação para comercialização só pode ser feita por empresas, que chamamos de Importação Empresarial.

Se você deseja ter um negócio de importação, dentro da lei, mas não quer ter uma empresa, saiba que isto não será possível. A pessoa física só pode importar para uso e consumo próprio, ou para coleção.

Outro ponto importante, depois de ter um CNPJ, é estar habilitado para operar no comércio exterior.

O processo formal de habilitação é uma exigência da Receita Federal do Brasil para toda as empresas e pessoas físicas que desejam importar ou exportar.

É um registro feito pela Receita Federal do Brasil, chamado RADAR (Registro e Rastreamento da Atuação dos Intervenientes Aduaneiros), que já foi extremamente burocrático no passado, mas desde 2015 que tem etapas diferentes, para empresas de experiência e portes diferentes.

Para quem está começado, o mais adequado é a modalidade Expressar (Radar Expresso), em que não é exigido a apresentação de qualquer documento, e o processo acontece de forma automática e eletrônica, em apenas poucos cliques.

O SUCESSO DA IMPORTAÇÃO ACONTECE NA FASE PRÉ-EMBARQUE

A documentação na importação tem papel fundamental em todas as etapas do processo. Existem documentos diferentes, em etapas distintas, que requer muita atenção de quem está conduzindo a operação.

A regra de ouro é: pesquise tudo que será exigido, principalmente quais são os documentos na importação exigidos, antes da carga embarcar.

Há exigências de licenças prévias, registros da empresa e do produto, e até cotas de quantidade e valor mínimo. Qualquer erro ou deslize, pode gerar multas, atrasos ou apreensão da mercadoria.

A importação brasileira não segue uma ‘regra universal’, em as obrigações são as mesmas para tudo. Pelo contrário, as exigências são feitas produto a produto.

Quer um exemplo? Se você deseja importar relógio de pulso, e a pulseira for de aço, não existirá nenhuma obrigação adicional. Mas se este produto tiver pulseira de couro silvestre, então terá a anuência do Ibama.

Assim, ao sentar à mesa para negociar a sua operação, coloque para o exportador que ele precisará cumprir algumas regras para o Brasil, quanto à emissão documental.

O CONTROLE DOCUMENTAL ANTES DO EMBARQUE

Após já ter decidido pelo produto, com preço ajustado, forma de pagamento, e prazo de entrega, é preciso cuidar gestão dos documentos na importação.

O exportador já está sabendo que deverá ter atenção especial para os documentos exigidos pela legislação brasileira, e que o importador vai precisar instruir como isto acontecerá.

E aí você deve estar se perguntando: QUEM VAI CUIDAR DESTA GESTÃO DOCUMENTAL NA IMPORTAÇÃO?

Esta é uma obrigação do importador. Ou internamente, através de um analista de importação, ou externamente, através de um experiente despachante aduaneiro.

O que não pode ser é deixar isto nas mãos do exportador. O departamento operacional da empresa precisa checar cada documento exigido e identificar se ele está dentro do exigido.

É preciso ter um roteiro e um checklist poderoso, para não deixar passar nada.

Estima-se que aproximadamente 84% dos processos atrasam por algum tipo de erro com a documentação na importação. E este erro está ligado a falta de conhecimento prévio daquilo que as autoridades aduaneiras irão exigir.

Eu sei que há um emaranhado de Leis, Instruções Normativas, Portarias e Ordens de Serviços, mas isso não poderá ser usado a seu favor, na hora que a fiscalização cobrar.

É por isso que falei no começo que esta tarefa é para ser executada por um especialista em importação.

E para não errar nesta fase, é preciso construir e utilizar a Instrução de Embarque detalhada, que explico a seguir.

A INSTRUÇÃO DE EMBARQUE NA IMPORTAÇÃO

Eu sou um entusiasta defensor deste documento. Aplico em todos meus processos de importação, e tenho um modelo que já passou por inúmeras alterações.

Por não ser um documento aduaneiro, muitas empresas o ignoram. Porém, sem ele, as chances de erros aumentam, e os atrasos acontecerão (sem falar nas multas geradas pelo descuido com a legislação).

A título de exemplo, por aqui somos obrigados a apresentar via original, assinada de próprio punho. Além disso, temos que colocar o número do CNPJ em um dos documentos, e a falta disto pode até gerar uma multa de 5.000 reais.

E como o exportador vai descobrir todas estas obrigações, sem ter em mãos um guia completo? Impossível.

Se você não possui uma Instrução de Embarque, comece a desenvolver desde já. Ficar sem ele pode te causar fortes dores de cabeça.

OS PRINCIPAIS DOCUMENTOS NA IMPORTAÇÃO

Via de regra, toda importação exige os seguintes documentos:

Fatura Comercial
Packing List
Conhecimento de embarque

Dependendo do tipo de produto ou da origem, também será exigido:

Certificado de Origem
Certificado de Análise
Certificado Fitossanitário
Certificado de Fumigação

Os problemas mais comuns nestes documentos são o preenchimento errado, a falta de informação, falta de assinatura ou envio de documentos apenas cópia.

E como evitar estes erros? Veja a seguir

GESTÃO DOCUMENTAL NA IMPORTAÇÃO: A IMPORTÂNCIA DO CHECKLIST

Quem trabalha com importação sabe que não pode confiar na memória. Por isso, é importante ter um checklist.

O checklist é uma lista de itens que foi previamente estabelecido para certificar o que deve ser conferido naquele documento.

O propósito é atestar que todas as etapas ou itens da lista foram cumpridas de acordo com a legislação aduaneira.

Aqui no Comexblog a gente possui um conjunto de 05 checklists, que usamos em nossos próprios controles, e que é resultado de muitas reuniões, adaptações e melhorias, com muitos anos de experiência prática e operacional, aplicados em centenas de clientes e milhares de processos, e obtendo resultados incríveis. Veja o que você pode controlar: