A SUA IMPORTADORA PODE ESTAR EM RISCO, E TALVEZ VOCÊ NEM SAIBA!

Eu atendo empresa importadora de todos os segmentos, portes e volumes, e percebo que em boa parte delas não há dimensão do risco que elas correm diariamente, principalmente em quesitos ligados a organização interna.

E não percebem, ou não querem acreditar, que um simples ´deslize´, tudo pode desmoronar, como em um castelo de cartas.

E quais são estes riscos? Eles vão desde o desabilitação do Radar, até a multa por não guardar os documentos necessários de suas operações.

No artigo de hoje, eu vou listar os principais problemas que vejo em meu dia a dia, e orientar como evitá-los.

Vem comigo?

A DESABILITAÇÃO POR NÃO ADESÃO AO DTE (DOMÍCILIO TRIBUTÁRIO ELETRÔNICO)

Desde 2012 que a Receita Federal do Brasil colocou a disposição dos contribuintes, o Domicílio Tributário Eletrônico (DTE), uma Caixa Postal no eCAC, em ambiente seguro e livre de invasão ou envio de spam.

Ao aderir o DTE, o contribuinte tem várias facilidades, dentre a principal ser intimado apenas 15 dias após o envio. Além de permitir a economia processual e de papel, também facilita que não se perca mais prazos em processos importantes.

E a adesão do DTE é um dos quesitos obrigatórios para se ter a habilitação no Radar/Siscomex. Isto está previsto na Instrução Normativa que regula o processo, mas muitos importadores desconhecem ou não controlam o processo.

Resultado?  Muitas empresas estão sendo pegas de ´surpresa´ ao receber a informação de que a sua habilitação foi suspensa.  E uma vez isto acontecendo, tudo voltará à estaca zero. Ou seja, vai ter de solicitar novamente.

´Como assim, um simples detalhe vai me fazer perder o radar, e ter de fazer tudo de novo?´.

Sim, vai. E conheço algumas empresas que quase fecharam as portas por causa desta falta de atenção.

E a dica é:  vá agora mesmo na sua área exclusiva do eCAC, entre no perfil empresarial, e verifique se o DTE está habilitado. Se não tiver, faça agora mesmo. 

Depois consulte o serviço de Consulta Habilitados a Operar no Comércio Exterior , oferecido pela Receita. O link é este aqui.

Se o status demonstrado for diferente de ´deferido´, seu radar pode não estar mais ativo.

A OBRIGATORIEDADE DE GUARDAR OS DOCUMENTOS PELA IMPORTADORA

O Regulamento Aduaneiro determina que o importador ou o adquirente de mercadoria importada por sua conta e ordem têm a obrigação de manter, em boa guarda e ordem, os documentos relativos às transações que realizarem, pelo prazo de 5 anos, contados a partir do desembaraço aduaneiro.

Estes documentos compreendem àqueles de instrução das declarações aduaneiras, a correspondência comercial, incluídos os documentos de negociação e cotação de preços, os instrumentos de contrato comercial, financeiro e cambial, de transporte e seguro das mercadorias, os registros contábeis e os correspondentes documentos fiscais.

Percebeu o quão amplo é o que determina a regra?

E que a importadora precisa ter um controle cuidadoso de tudo que é relativo ao processo, pois a qualquer momento o fisco pode requisitar, e se não estiver em boa ordem, será punida.

A legislação não trata se a guarda pode ser ´digital´, e considerando que a sua publicação data em uma época de pouca (ou nenhuma) digitalização, recomenda-se que se tenha um arquivo físico, com todos os documentos originais, assinados e sem rasuras.

E qual é o problema que eu identifico?  A falta de controle.

É bem comum que com a digitalização dos processos atuais, uma sucessão de erros acontece, sem controle das partes envolvidas.

O exportador não envia, o analista não cobra, o gestor da importadora não confere, e a contabilidade, ao fechar o processo, não faz a auditoria documental.

Minha recomendação é que se crie um comitê de auditoria de processo na empresa, com pessoas dos mais variados setores, para analisar os últimos 5 anos de importações feitas pela empresa, tanto próprias como de terceiras (conta e ordem ou encomenda).

SITUAÇÃO CADASTRAL DA IMPORTADORA JUNTO AO FISCAL ESTADUAL

Por mais óbvio que isto possa parecer, eu vejo inúmeros casos de empresas importadoras que só descobrem o status da sua situação cadastral na hora que enviam a nota fiscal para validação, e recebem o retorno de ´nota denegada´.

Ter uma nota fiscal denegada significa dizer que a Secretaria da Fazenda (SEFAZ) do estado da importadora identificou alguma irregularidade fiscal por parte do emitente ou destinatário da nota.

Uma nota fiscal é classificada como denegada impede a emissão do documento fiscal, e com isso a importação vai ficar parada no porto/aeroporto até que isto seja resolvido.

E aí reside o problema.  A correção pode ser simples ou pode ser complexa.

Recentemente eu tive 2 casos reais, que vão ilustrar o que venho dizendo até aqui.

O primeiro foi que ao tentar emitir a nota fiscal, o importador descobriu que sua inscrição estadual estava ´baixada´ a mais de um ano, e óbvio, culpou o contador.

Eu fui falar com o contador, que se mostrou surpreso com a culpa que levou, e mostrou uma comunicação de um ano atrás, em que o próprio importador solicitava a baixa, por não ter ´uso´. E o pior, ao decidir fazer uma importação, não avisou o prestador de serviço que seria necessário ativar a inscrição.

Este processo levou 6 dias, e o importador pagou um novo período de armazenagem, em torno de 6 mil reais.

O segundo caso tem a ver com uma irregularidade cadastral na Sefaz de um outro importador.

Ao tentar emitir a nota fiscal de importação, recebi a informação de que a nota estava denegada, e o próprio site recomendava que se procurasse o plantão fiscal da Sefaz.

Consultei o Site do Sintegra, e recebi a informação de que a Inscrição Estadual estava baixada. 

Comuniquei imediatamente a contabilidade, e pedi providências.  No outro dia recebi a informação de que a baixa era por motivo de ´não identificação do local informado´.

Resumindo: o importado declarou o endereço fiscal da empresa, mas fisicamente ela não estava lá. E o fiscal do Estado esteve no local, e constatou a irregularidade. 

A solução passou por um novo processo de reativação, além de uma multa por irregularidade, e um novo período de armazenagem (que custou quase 10 mil reais ao bolso da importadora).

AUTORIZAÇÃO PARA EMISSÃO DE NOTA FISCAL ELETRÔNICA DA IMPORTADORA

A emissão de nota fiscal eletrônica na importação é uma obrigação acessória, que deve acontecer depois que a mercadoria já tiver sido nacionalizada.  Este documento é obrigatório para a retirada no porto, na maioria dos casos.

Este também é o documento que dá entrada no estoque da empresa, e emitir corretamente a nota fiscal de importação é um cuidado importante para que a empresa se mantenha regularizada.

E para ter o direito de emitir este documento, é necessário um credenciamento na SEFAZ do seu Estado, além de alguns outros requisitos:

1. Possuir um Certificado Digital da empresa (eCNPJ)
2. Possuir um programa emissor de NF (precisa ser especializado em importação!)
3. Conhecer os procedimentos/requisitos de cálculos, que são muitos. 

Eu tenho um conteúdo muito interessante aqui no blog, que você pode conhecer depois [link aqui].

E por que estou falando que isto pode ser um problema?

Porque conheço inúmeras empresas importadoras, principalmente aquelas que estão começando, que acham que este processo é automático, ou que o contador já requisitou o serviço.

Na prática, vejo que esta falta de controle resulta em problemas financeiros ou de atrasos.

Recentemente fui tentar emitir uma nota fiscal de importação para um cliente, e descobri que a sua Inscrição Estadual não estava autorizada a emitir o documento, e comuniquei ao importador.

Imediatamente ele disse que havia algum equívoco, e que era para consultar o contador. Eu consultei, e não para a minha surpresa, o contador nem sabia que a empresa estava fazendo a sua primeira importação, e por isso não havia solicitado.

Por sorte, o processo era totalmente eletrônico, e feito de um dia para o outro.  E por ser tão rápido, não houve armazenagem adicional.

E qual é a minha recomendação?  Vai fazer a sua primeira importação, consulte a sua contabilidade para saber se a sua importadora possui autorização para emissão de nota fiscal eletrônica, porque lá na frente ela vai precisar.

QUAIS SÃO AS DICAS QUE DOU ÀS IMPORTADORAS?

Não deixe de lado os controles da sua importadora. Delegue para um gestor, mas cobre resultado.

Estes são os 04 pontos que considero primordiais, e que você tem que buscar informações agora mesmo:

1. Sua importadora está com o DTE em dia?  Procure saber o status que se encontra no Portal eCAC.  Consulte também o portal da Receita Federal para conferir o status do seu Radar/Siscomex;
2. Faça uma auditoria nos processos de importação dos últimos 05 anos, com foco na organização documental.  Se não existir arquivamento dos originais, vá atrás agora mesmo;
3. Verifique a situação cadastral da sua importadora no Sintegra do seu Estado. Veja se os dados estão atualizados (como endereço, CNAE, telefone de contato) e se encontrar alguma irregularidade, acione o seu serviço de contabilidade para correção;
4. Se você for importar pela primeira vez, procure junto ao seu serviço de contabilidade o status da autorização para emissão da nota fiscal eletrônica.  Obtenha esta informação por escrito, dando ciência a todos os interessados.

VOCÊ PRECISA DE APOIO TÉCNICO

Minha equipe pode lhe ajudar.

Somos especialistas na simplificação dos passos da importação empresarial, e nosso dia a dia é ajudar empresas a vencer a burocracia aduaneira no Brasil.

Nos últimos anos, temos ajudados empresas a auditarem os seus processos com análise documental, análise de classificação fiscal, de regimes tributários e descrição de produtos, com ótima atuação em todas elas.

Fornecemos um suporte especializado, com especialistas na área aduaneira, fiscal, tributária e contábil.

Quer conversar conosco?  Me envie uma mensagem neste link.  Terei o maior prazer em agendar uma reunião com você e sua equipe.

UM CONVITE ESPECIAL PARA VOCÊ

Se você quiser acompanhar os bastidores da importação, verificando como as operações acontecem na prática, sem tarja preta, sem esconder nenhum procedimento, e com isso se tornar uma autoridade no seu ramo, eu te convido a me acompanhar no Instagram.

Eu faço postagens em que mostro os segredos dos nossos bastidores revelados na sua timeline. É conteúdo de mentoria, só que de graça.

Basta clicar neste link e me seguir. Te espero lá 📍